Das Gutschriftverfahren – Das musst Du wissen

Im Geschäftsverkehr mit Kunden werden Sie nicht nur mit Rechnungen, sondern auch mit dem Gutschriftverfahren konfrontiert. Viele befinden sich in dem Irrglauben, dass eine Gutschrift mit einem möglichen Kulanzverfahren oder einer Rechnungskorrektur vergleichbar ist. Dabei dient das Gutschriftverfahren eher als Erleichterung hinsichtlich Rechnungsprüfungen. Das Stellen einer Gutschrift kann in einem Abrechnungsintervall erfolgen.

Gesetzliche Regelungen

Mit dem Gutschriftverfahren wird eine Lieferung oder Leistung abgerechnet. Während bei einer klassischen Rechnung die Abrechnung durch den Lieferanten erfolgt, erfolgt sie bei der Gutschrift durch den Kunden. Die Gutschrift des Kunden soll die Rechnung des Lieferanten ersetzen. Denn der Kunde stellt über die vom Dienstleister oder Lieferanten erbrachte Dienstleistung oder gelieferte Ware eine Abrechnung aus. Das Verfahren wird in § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) näher erläutert. Diese Vorschrift besagt, dass Leistungsempfänger dazu imstande ist, für eine Lieferung oder sonstige Leistung, die durch ein Unternehmen erbracht wurde, eine Rechnung auszustellen. Diese Rechnung ist als Gutschrift zu verstehen. Demnach handelt es sich hierbei um eine Rechnung, welche der Leistungsempfänger, also der Kunde, ausstellt. Rechtlich steht sie der Rechnung gleich. Das Finanzamt erkennt eine Gutschrift gleichermaßen an wie eine Rechnung. Jedoch muss das Dokument mit dem Titel “Gutschrift” gekennzeichnet sein. Mit einer Gutschrift ist es möglich, über ausgeführte steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen, Vorauszahlungen oder Teilleistungen abzurechnen. In der Regel findet das Gutschriftverfahren Anwendung bei Geschäftspartnern, die bereits länger zusammenarbeiten.

Gutschrift und Umsatzsteuer

Damit eine Gutschrift zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie die gleichen Pflichtangaben wie eine Rechnung enthalten. Dies regelt § 14 Abs 4 UStG. Der einzige Unterschied ist, dass sie mit “Gutschrift” gekennzeichnet sein muss. Sie muss den angewendeten Steuersatz für die Umsatzsteuer und den Steuerbetrag enthalten. Der Empfänger der Gutschrift, also der Lieferant, nimmt Umsatzsteuer ein. Der Aussteller der Gutschrift, also der Kunde, führt die Steuer an das Finanzamt bei seiner nächsten Umsatzsteuervoranmeldung ab. Allerdings kann der Aussteller der Gutschrift die geleistete Vorsteuer ziehen, da eine Gutschrift zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Ist ein Geschäftspartner Kleinunternehmer, gibt es eine Besonderheit zu beachten. Grundsätzlich muss zunächst unterschieden werden, ob der Kleinunternehmer der Empfänger oder Aussteller der Gutschrift ist. Hinsichtlich der Umsatzsteuerpflicht richtet sich die Gutschrift danach, welchen Status der Empfänger hat. Sie hat die gleiche Wirkung wie eine Rechnung, sodass der Empfänger Vorsteuer geltend machen kann. Das bedeutet, dass der Kleinunternehmer auf seiner Gutschrift Umsatzsteuer ausweisen muss. Da ein Kleinunternehmer die Steuer bei einer Rechnung zahlen muss, muss er diese auch beim Erstellen einer Gutschrift entrichten. Der Empfänger der Gutschrift führt die in der Gutschrift enthaltene Steuer an das Finanzamt ab.

Beispiele

Baustoffhändler Meier liefert Holz an den Schreiner Weber. Weber stellt Meier folgende Gutschrift aus: Nettopreis 1000 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer = 1190 Euro. Beide sind regelversteuernde Unternehmer i. S. d. § 2 UStG.
Schreiner Weber bucht wie folgt: Wareneinkauf 19 % an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.
Baustoffhändler Meier bucht die Gutschrift wie einen gewöhnlichen Erlös: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Erlöse 19 % Umsatzsteuer.

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