Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

Rechnungen kommen fast jeden Tag ins Haus und Sie selbst müssen ebenfalls häufig Rechnungen in Ihrem Unternehmen schreiben. Sind Sie sich jedoch sicher, dass alle notwendigen Daten auf Ihren Rechnungen enthalten sind? Das Gesetz gibt eine Menge Regeln vor, wenn es um das Thema Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung geht.

Welche Daten müssen in Rechnungen enthalten sein?

Das Thema Pflichtangaben wird in § 14 und § 14a UStG geregelt und gilt seit Anfang 2004. Auf jeder Rechnung müssen die Steuernummer und die USt-IDNr. vermerkt sein. Die Zweite erhalten Sie vom Bundeszentralamt für Steuern. Handelt es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung, Bearbeitungs- oder Güterbeförderungsleistung, müssen Sie zusätzlich die USt-IDNr. des Kunden angeben.
Fehlen darf auf keinen Fall das Ausstellungsdatum sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Wählen Sie hierfür ein System, das einfach und schnell nachvollziehbar ist. Wichtig ist zusätzlich das Datum der Leistungserbringung.
Im Adressfeld sollten der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers und des Leistungserbringers untergebracht werden. Werden unterschiedliche Steuersätze verwendet, müssen Sie die unterschiedlichen Bemessungsgrundlagen aufzeigen, den jeweiligen Steuerbetrag und Steuersatz. Differenzbesteuerungen müssen ebenfalls gekennzeichnet werden.
Angaben nach § 1b Abs. 2 und 3 UStG sind notwendig, wenn Sie ein neues Fahrzeug an jemanden ohne USt-IDNr. verkaufen. Handelt es sich beim Kunden um Privatpersonen, ist es notwendig, die Länge der Aufbewahrungspflicht zu notieren.
Wenn die Rechnung eine Schlussrechnung darstellt und bereits vorher Rechnungen über Teilbeträge ausgestellt wurden, müssen Sie diese und damit entfallende Steuerbeträge in der Rechnung angeben.

Was droht, wenn Daten fehlen?

Wenn Sie die oben genannten Daten nicht auf Ihren Rechnungen notieren oder von Ihnen erhaltene Rechnungen Lücken aufweisen, kann das Finanzamt Ärger machen. Dieses ist berechtigt, Ihnen den Vorsteuerabzug oder die gesamte Rechnung nicht als Betriebsausgabe anzuerkennen. Das könnte hohe Steuernachzahlungen für Sie zur Folge haben.
Kontrollieren Sie deshalb Ihre ausgehenden Rechnungen auf Vollständigkeit und werfen Sie einen Blick auf Ihre eingegangenen Rechnungen und fordern im Bedarfsfall ein korrigiertes Exemplar an.

Sonderregelung für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnung

Besteht für Sie das Anrecht auf die Kleinunternehmer-Regelung, können Sie von der Umsatzsteuerangabe ganz oder teilweise befreit werden. Dies muss in den Rechnungen mit dem Hinweis auf § 19 UStG kenntlich gemacht werden.
Rechnungen gelten als Kleinbetragsrechnungen, wenn ihr Wert unter 150 EUR liegt. § 33 UStDV sieht hierfür geringere Anforderungen als für andere Rechnungen vor. Es muss z. B. weder ein Empfänger noch eine Steuernummer angegeben werden. Eine Rechnungsnummer sowie der Zeitpunkt der Leistungserbringung dürfen ebenfalls entfallen.