Nach einem neuen Gesetz der Bundesregierung sollen elektronische Rechnungen ab dem Jahr 2025 Pflicht werden. Vorgesehen ist die Neuerung im B2B, also zwischenunternehmerischen Bereich. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie in Zukunft beachten müssen.
Was ist eine E-Rechnung nach der neuen Definition?
Unter einer E-Rechnung versteht man nach §14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E eine strukturierte Rechnung im elektronischen Format, die elektronisch empfangen und versendet werden kann und zudem eine Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Eine sogenannte XRechnung erfüllt diese Anforderungen. Auch die ZUgFerD-Format Rechnung erfüllt diese Anforderungen als hybrides Format, das eine Verbindung aus PDF und XML-Datei ermöglicht. Über EDI-Verfahren erstellte Rechnungen, die die CEN-Norm zwar nicht erfüllen, sich aber vollständig und richtig in ein Format übertragen lassen, das der EU-Norm entspricht, sind weiterhin gültig. Ein anderes Rechnungsprogramm kann ebenfalls noch zum Einsatz kommen.
Ab 2025 wird eine elektronische Rechnung von einer sonstigen Rechnung unterschieden. Noch ist es möglich, Rechnungen auch in Papierform auszustellen. Liegt eine Einwilligung des Empfängers vor, kann die Rechnung in elektronischer Form erstellt und versendet werden. Geht der neue Gesetzesentwurf, der derzeit im Vermittlungsausschuss bearbeitet wird, durch, dann sollen zukünftig alle Rechnungen in elektronischer Form erfolgen. Das geht auf die VIDA-Initiative der EU-Kommission zurück, die als Ziel ein elektronisches Meldesystem geplant hat.
Geplant ist eine Probephase vom 1.Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2025, in der E-Rechnungen ausgestellt werden können, Rechnungen in Papierform sollen als sonstige Rechnungen in diesem Zeitraum aber noch möglich sein. Im Jahr 2026 gilt diese Möglichkeit dann noch für Unternehmen, deren Umsatz nicht über 800.000 Euro liegt. Und ab 2027 müssen dann alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz, auf elektronische Rechnungen umstellen.
Die einzige Ausnahme, die das Gesetz dann noch vorsieht, besteht für steuerfreie Umsätze. Sodass ab dem Jahr 2028 dann alle Unternehmen ohne Ausnahme auf E-Rechnungen umsteigen müssen. Durch die Umstellung soll für mehr Effizienz gesorgt werden, außerdem werden Zeit und Ressourcen geschont.
Um den Austausch von Dokumenten und E-Rechnungen auch europaweit zu ermöglichen, wurde ein Netzwerk gegründet, das unter dem Namen PEPPOL aktiv ist. Die Abkürzung steht für Pan-European Public Procurement OnLine. Das Anliegen des Netzwerks ist es, vor allem kleine und mittelständische Unternehmen miteinander zu verknüpfen. Mehr europäische Unternehmen bekommen so die Möglichkeit, sich an öffentlichen Ausschreibungen zu beteiligen. Neben E-Rechnungen können auch weitere Dokumente mit dem System versandt werden. Neben dem E-Invoicing können dann Kataloge und Dokumentationen ebenfalls mit Peppol erledigt werden.