Verfahrensdokumentation nach GoBD – Definition und Umsetzung

GOBD steht für die Grundsätze, die eine ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern und anderen Aufzeichnungen in elektronischer Form vorgeben und einen einfachen Datenzugriff ermöglichen sollen.

Um die Anforderungen an eine gesetzeskonforme Buchführung erfüllen zu können, hat der Gesetzgeber zum 01. Januar 2017 für alle Konzerne und Kleinunternehmen verpflichtend festgelegt, wie die Verfahrensdokumentation nach GOBD aussehen soll.

Was bedeutet Verfahrensdokumentation?

Die GOBD bestimmen, wie ein Unternehmen seine digitale Buchführung handhaben muss. Die Verfahrensdokumentation bestimmt Maßnahmen und Verfahren, wie ein Unternehmen die Digitalisierung und die Aufbewahrung von Belegen in elektronischer Form vornehmen muss. Schließlich hat der Gesetzgeber geregelt, über welchen Zeitraum Bücher, Verträge, Kontoauszüge und andere Dokumente aufbewahrt werden müssen. Bei der Umsetzung der Dokumentation müssen bestimmte Kriterien erfüllt werden.

Wie wird die Verfahrensdokumentation in der Praxis umgesetzt?

Die praktische Umsetzung der Verfahrensdokumentation erfolgt im Rahmen der Anwenderdokumentation, der technischen Dokumentation und der Betriebsdokumentation.

Mit der Anwenderdokumentation gibt der Gesetzgeber vor, wie Belege digital abgelegt werden, wie sie für spätere Zwecke aufzubewahren sind und wann sie frühestens vernichtet werden dürfen. Die Verantwortlichkeit des Unternehmers beinhaltet, dass entsprechende Verfahren eingerichtet werden, die die ordnungsgemäße Dokumentation in elektronischer Form sicherstellen sollen.

Die technische Dokumentation wendet sich an die Hard- und Software, die in einem Unternehmen eingesetzt wird. Die Systeme müssen so konfiguriert werden, dass nicht gegen die Datenschutzbestimmungen verstoßen wird und nur diejenigen Nutzer Zugang zu personenbezogenen Daten bekommen, die dazu berechtigt sind.

Die Betriebsdokumentation geht über die Anweisung von Zugriffsrechten hinaus. Hier muss das Unternehmen dokumentieren, wie eine ordnungsgemäße Buchführung sichergestellt werden kann, wenn das System aufgrund eines technischen Defekts ausfällt. Insbesondere muss ein Unternehmen dafür sorgen, dass jede Änderung des innerbetrieblichen Ablaufs dokumentiert wird.

Ersetzendes Scannen mindert den bürokratischen Aufwand innerhalb eines Unternehmens. Die Belege, die in elektronischer Form vorliegen, werden im Original nicht mehr benötigt und könnten vernichtet werden. Die Dokumentation nach GOBD bestimmt jedoch, dass die Belege erst vernichtet werden dürfen, wenn der Prozess des Scannens eindeutig festgehalten wurde und auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollziehbar ist. Die Dokumentation muss beinhalten, wer den Beleg eingescannt hat und ob dieser nach dem Scannen noch einmal verändert wurde. Dies ist z.B. der Fall, wenn eine eingescannte Eingangsrechnung mit dem digitalen Vermerk »bezahlt« versehen wurde. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass die eingescannten Belege eindeutig gelesen werden können.