Fehlerhafte Rechnung – und jetzt?

Eine fehlerhafte Rechnung wirkt sich beim Rechnungsadressaten aus. Handelt es sich um einen vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmer, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Auch ein Rechnungsempfänger sollte darauf achten, dass alle Angaben in der Rechnung korrekt erfasst sind. Möchte der Unternehmer sicher gehen, hält er sich an die Pflichtangaben, die im § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) aufgeführt sind.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

§ 14 Absatz 4 UStG führt auf, welche Pflichtangaben in einer Rechnung enthalten sein müssen. Hierzu gehören die vollständigen Namen und Anschriften des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers. Wenn der Rechnungsempfänger eine GmbH ist, muss dieser Zusatz zwingend auf der Rechnung erscheinen.

Auf der Rechnung müssen die Steuernummern des leistenden und des empfangenden Unternehmers stehen. Handelt es sich um eine grenzüberschreitende Warenlieferung oder Dienstleistung, müssen beide Unternehmer die vom Bundeszentralamt für Steuern vergebene Umsatzidentifikationsnummer auf der Rechnung angeben.

Neben dem Ausstellungsdatum und dem Leistungs- bzw. Lieferdatum muss das Dokument auch eine Rechnungsnummer enthalten, die fortlaufend und schnell verifizierbar ist.

Die gelieferte Menge oder die erbrachte Leistung müssen nach Art und Umfang aufgeführt werden.

Die Rechnung muss den Nettobetrag und einen gültigen Steuerbetrag (7% oder 19%) enthalten. Ein Rechnungsersteller, bei dem die Kleinunternehmerregelung angewendet wird, muss die Rechnung mit einem entsprechenden Vermerk versehen. Missachtet ein Unternehmer diese Angaben, hat er eine fehlerhafte Rechnung erstellt.

Welche Bußgeldvorschriften kommen bei fehlerhaften Rechnungen zur Anwendung?

Bei einer fehlerhaften Rechnung finden die Bußgeldvorschriften der Finanzbehörde Anwendung. Die Festsetzung eines Bußgeldes ist nicht zwingend, sondern liegt im Ermessen der zuständigen Finanzbehörde. Zulässig wäre eine maximale Strafe von bis zu 5.000 Euro. Ein Bußgeld in dieser Höhe wird in der Regel aber nur verhängt, wenn ein leistender Unternehmer gar keine Rechnung erstellt oder die Aufbewahrungsfrist missachtet. Fehlt dagegen eine der Pflichtangaben, zeigt sich ein Finanzbeamter oft entgegenkommender.

Worauf ist bei einer Rechnungskorrektur zu achten?

Bei einer Rechnungskorrektur sollte insbesondere darauf geachtet werden, dass alle Pflichtangaben, die im § 14 UStG genannt wurden, in der Rechnung enthalten sind. Darüber hinaus gilt es, diese Fehler zu vermeiden:

Die Anschriften des leistenden Unternehmers und des empfangenden Unternehmers müssen korrekt sein.

Der Unternehmer muss darauf achten, dass er die richtige Rechnungsnummer vergibt.

In der Rechnung muss der richtige Steuersatz (7% oder 19%) erscheinen. Wird z.B. in der Rechnung über ein Buch (7%) eine Umsatzsteuer von 19% ausgewiesen, schuldet der ausstellende Unternehmer den ausgewiesenen Steuerbetrag.

In dem Dokument sollten Rechenfehler vermieden werden. Dort wo es erforderlich ist, muss die Rechnung einen Hinweis auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung enthalten.

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