So setzen Sie IT-Kosten korrekt von der Steuer ab

Die Vorschriften des Steuerrechts in Bezug auf das Absetzen von IT-Kosten sind mitunter sehr komplex und schwer zu durchschauen. Vor allen Dingen jetzt, wo coronabedingt zahlreiche Menschen aus dem Homeoffice arbeiten und die beruflich angeschaffte Büroausstattung auch privat verwendet wird. Für private Zwecke gekaufte Rechner werden schon mal für den Job genutzt, doch wie wird das in steuerlicher Hinsicht behandelt?

IT-Kosten von der Steuer absetzen – Was gilt für Selbstständige?

Wer selbstständig ist, der kann seinen PC oder seine mobilen Endgeräte durchaus von der Steuer absetzen. Ebenfalls lässt es sich gegenüber dem Finanzamt leicht begründen, dass Geräte wie Drucker, Scanner oder ein Router für den Betrieb gekauft werden müssen. Daneben können bei Selbstständigen auch Rechnungssoftware, branchenspezifische Software, sowie Ausgaben für Betriebssysteme abgesetzt werden. Eingeschlossen sind ebenfalls die Kosten für die Reparatur oder Wartung des Rechners.
Die Hardware für das Büroequipment kann abgesetzt werden und zwar gemäß seines Wertes und seiner Nutzungsdauer. Im Jahr des Kaufs können Anschaffungskosten bis zu einer Höhe von 950 Euro abgeschrieben werden. Alternativ können selbstverständlich Sammelposten gebildet und über mehrere Jahre abgeschrieben werden. In Sachen Software gilt es zu beachten, dass diese entweder, bei gesonderter Anschaffung, als eigenständiges Produkt behandelt werden oder als Einheit mit dem Computer.

Private und berufliche Nutzung der Büroausstattung

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Laptops, Rechner oder anderes Bürozubehör sowohl privat als auch beruflich genutzt werden. Die private Nutzung von Rechnern & Co. ist solange kein Problem, wie sie lediglich einen kleinen Teil der gesamten Nutzungsdauer ausmacht. Hinzu kommt noch, dass es für das Finanzamt wohl schwer nachzuweisen sein dürfte, wieviele Stunden tatsächlich privat oder beruflich vor dem Rechner verbracht wurden.
Doch wie sieht es hinsichtlich der Nutzung vom Geschäftshandy oder anderer Kommunikationsmittel aus? Für Selbstständige gilt, dass als Betriebsausgabe gewertet wird, was beruflich bedingt angeschafft wurde. Dies können Smartphones, Computer, Faxgeräte oder Notebooks sein. Auch ein benötigter Router oder anderes Zubehör kann theoretisch von der Steuer abgesetzt werden. Die steuerliche Geltendmachung beschränkt sich aber nicht allein auf die Anschaffungskosten, sondern auch für laufende Betriebskosten, wie zum Beispiel die Handyrechnung. Das Absetzen von der Steuer ist allerdings nur dann möglich, wenn die Kommunikationskosten zumindest zu 10 Prozent durch betriebliche Nutzung entstanden sind. Allerdings müssen die Privatanteile der Nutzung auf der anderen Seite in der Buchführung als Entnahme vermerkt werden.

Wie wird die berufliche Nutzung nachgewiesen?

Um die Auseinandersetzung der privaten und beruflichen Nutzung für Smartphone & Co. für das Finanzamt sichtbar zu machen, gibt es zwei Wege. Zum einen kann ein Protokoll der Einzelnutzung angefertigt werden, in welchem die privat und beruflich geführten Gespräche und die Internetnutzung dokumentiert werden. Hilfreich kann hier ein Einzelverbindungsnachweis sein.
Alternativ können Selbstständige die jeweiligen Anteile der beruflichen oder privaten Nutzung von Smartphone & Co. auch schätzen.

Was gilt für Arbeitnehmer?

Grundsätzlich ist Arbeitnehmern die private Nutzung ihres Diensthandys oder Firmenlaptops nicht gestattet, außer der Arbeitgeber gestattet dies ausdrücklich.
Werden auf der anderen Seite private Geräte für berufliche Zwecke genutzt, dann kann für die steuerliche Geltendmachung entweder ein Protokoll mit Einzelverbindungsnachweis eingereicht oder die sogenannte 20 Prozent Pauschale geltend gemacht werden.

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