Wann ist ein Dokumentenverwaltungssystem sinnvoll?
Der Buchhaltung eines Unternehmens kommen zahlreiche Aufgaben zu. Dies sind neben der Erstellung von Bilanzen und Einnahmenüberschussrechnungen auch die Verwahrung von geschäftlichen Belegen und Dokumenten. Dies ist nicht nur für die eigene Finanzplanung von großer Wichtigkeit, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Bilanzen, Belege oder andere Unterlagen müssen, je nach Art, unterschiedlich lange aufbewahrt werden. War es früher noch üblich, dass die geschäftlichen Dokumente in Papierform und damit in Ordnern und Archiven aufbewahrt wurden, wird dies heutzutage durch elektronische Archive erledigt. Da buchhalterische Vorgänge durchaus komplex sein können, bietet sich in vielen Fällen ein Dokumentenmanagementsystem an.
Was genau versteht man unter einem Dokumentenverwaltungssystem und wie funktioniert es?
Ein Dokumentenverwaltungssystem, kurz DMS, erstellt und verarbeitet betriebsrelevante Dokumente und archiviert diese anschließend. Durch solch ein System sollen Arbeitsabläufe vereinfacht, Arbeitswege verkürzt und benötigte Informationen so rasch wie möglich bereit zu stellen. Durch das DMS werden alle elektronischen Unterlagen verwaltet und das Dokumentenmanagementsystem nimmt auch ihre Archivierung vor. Die Organisation aller Geschäftsunterlagen eines Unternehmens kann durch das Dokumentenverwaltungssystem übernommen werden. Dadurch können Unternehmensangehörige schneller auf diese Unterlagen zugreifen, wenn sie benötigt werden. Die Aufbewahrung von geschäftlichen Belegen wird auf diese Weise stark vereinfacht.
Ganz konkret funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem so, dass Geschäftsbelege und andere relevante Dokumente, die dem Unternehmen in Papierform vorliegen, eingescannt oder auf andere Weise digitalisiert werden um so anschließend in ein Ordnungssystem abgespeichert zu werden. Auch andere Verbindungen, beispielsweise personen- oder kundenbezogene, werden durch das System hergestellt und so automatisch ein digitales Archiv hergestellt, das durch verschiedene übergeordnete Kategorien organisiert wird. Nicht nur digitalisierte, sondern auch selbst erstellte Dokumente können in das System eingespeist werden.
Unterschied von DMS und Contentmanagement
Ein Dokumenten Managementsystem stellt lediglich einen Teilbereich eines sogenannten Enterprise Content Management Systems dar. Ein Contentmanagement System verfügt über weitaus umfangreichere Funktionen als ein Dokumenten Verwaltungssystem. Das DMS konzentriert sich auf den Teilbereich der Erstellung und Archivierung von Geschäftsunterlagen.
Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
- Geschäftliche Dokumente werden standartisiert und können einfacher abgerufen werden
- Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Daten wird optimiert
- die zentrale Archivierung der Daten schützt sie vor Verlusten
- die gespeicherten geschäftlichen Daten stehen für Berechtigte jederzeit zum Zugriff bereit
- spezielle Zugriffssicherungen können problemlos integriert werden
- die Übermittlung von Daten, beispielsweise von Steuerunterlagen an den Steuerberater, kann einfacher vorgenommen werden
- vorhandene Dokumente können durch die Suchfunktion einfacher und gezielter gefunden werden
- die Menge an Dokumenten in Papierform kann reduziert werden
