Rechnungsprüfung – Auf was Sie in der Praxis achten sollten
Damit eine Rechnung vom Finanzamt akzeptiert wird, muss sie bestimmte formale und inhaltliche Kriterien erfüllen. Das schließt die sachliche und formale Rechnungsprüfung ein. Am besten ist es, gleich bei der Rechnungserstellung auf das Wesentliche zu achten. Die Rechnungserstellung hängt jedoch immer vom Warenwert ab. Formfehler müssen genauso geprüft werden wie inhaltliche Fehler. Dabei ist es vollkommen gleich, ob es sich um eine manuelle oder digitale Prüfung handelt.
Worin besteht der Unterschied zwischen der sachlichen und formalen Prüfung?
Bei der sachlichen Prüfung wird der Warenwert, die Menge, etc. mit dem Lieferschein abgeglichen.
Die formale Rechnungsprüfung unterscheidet zwischen einer bestell- und einer wareneingangsbezogenen Rechnung. Bei ersterer können Positionen zusammengefasst werden, bei letzterer muss jede Position einzeln erfasst werden. Eine Rechnung ohne Bestellbezug kann auf ein Materialkonto, ein Sachkonto oder ein Anlagekonto verbucht werden.
Wer führt die Rechnungsprüfung durch?
Meistens ist das die Buchhaltungsabteilung. Der Einkauf oder die Logistik führt manches Mal die Rechnungsprüfung durch. Der Einkauf hat die Bestellung durchgeführt und die Logistik hat den Eingang quittiert. Wichtig ist, dass klar ist, wofür die Rechnung ausgestellt wurde.
Besteht in Deutschland eine Rechnungsprüfungspflicht?
Im gewerblichen Bereich besteht eine Rechnungsprüfungspflicht. Dabei wird zwischen Formfehlern, Inhaltsfehlern und Rechenfehlern unterschieden. Wird vergessen, die Vorsteuer anzuführen, darf diese nicht abgezogen werden.
Wie ist der Rechnungspflicht nachzukommen?
Die formale Prüfung sorgt dafür, dass die Rechnung allen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die sachliche Prüfung beinhaltet, ob die Rechnung das enthält, wofür gezahlt werden soll. Deshalb muss sie mit dem Lieferschein abgeglichen werden. Manches Mal ist es notwendig, mit anderen beteiligten Abteilungen Rücksprache zu halten. Abschließend erfolgt die Rechnungsfreigabe. Häufig gilt das Vier-Augen-Prinzip, vor allem, dann, wenn es um größere Summen geht.
Die digitale Rechnungsprüfung – der Fokus liegt auf der Arbeitserleichterung!
Steht die digitale Rechnungsprüfung zur Verfügung, erleichtert das das Alltagsleben im Betrieb ungemein. Somit kann das System von der Bestellung über den Lieferschein bis hin zur Rechnung und Bezahlung digitalisiert werden. Die Prüfungsmechanismen lassen sich vereinfachen. Auf diese Art und Weise können zahlreiche Rechnungen und Vorgänge geprüft werden.
Welche Vor- und Nachteile bringt die Digitalisierung bei der Rechnungsprüfung?
Der größte Nachteil liegt darin, dass die IT-Unterstützung dementsprechend gut ausgebaut sein muss. Ein großer Vorteil ist, dass die Kreditorenbuchhaltung fast nicht mehr damit befasst ist. Die Rechnungsprüfung wird schneller abgewickelt und der Prozess wird digital überwacht. Die Abhängigkeit von der IT nimmt ständig zu. Die Kreditorenbuchhaltung erhält die vollständige Kontrolle übertragen.
Was sind die Voraussetzungen dafür, dass die digitale Rechnungsprüfung funktioniert?
Sämtliche Rechnungsvorgänge müssen digitalisierbar sein. Die Infrastruktur und das Hintergrundwissen der Mitarbeiter müssen gegeben sein. Für Prozesse, die nicht digitalisierbar sind, müssen schnell gangbare Lösungen gefunden werden. Formfehler müssen natürlich genauso erkannt werden wie inhaltliche Fehler.
Fazit
Die digitale Rechnungsprüfung zahlt sich vor allem für Betriebe mit vielen Rechnungen aus. Egal, ob die Rechnungsprüfung manuell oder digital durchgeführt wird, die formale Rechnungsprüfung sowie die sachliche müssen auf den gesetzlichen Vorgaben fußen.
