Rechnungskorrekturen und Gutschriften richtig ausstellen

In den letzten Jahren wurden die gesetzlichen Vorschriften bzw. die Buchführungspflichten der Unternehmen erheblich ausgeweitet. Egal ob es sich um normale Rechnungen, Stornorechnung oder auch eine Gutschrift nach der Rückgabe eines Artikels handelt: Immer müssen alle Berechnungsgrundlagen eindeutig und schnell nachvollziehen lassen. Folgende Verfahrensweisen haben sich bewährt:

1. Rechnungskorrektur: Immer als neuer Vorgang

Sobald eine Rechnung im Buchhaltungssystem entstanden und auch versendet ist, darf sie nicht mehr nachträglich verändert oder in ihr editiert werden. Rechnungsnummer, Datum und weitere Angaben sind eindeutig und sollen dem Empfänger und der Finanzverwaltung im Prüfungsfall eine eindeutige Zuordnung ermöglichen.

Stellt sich nunmehr heraus, dass Posten falsch berechnet worden sind oder andere Unstimmigkeiten auftreten, dann sollten Sie am besten einen Zusatzbeleg erstellen. In einer Korrekturrechnung (mit neuer Rechnungsnummer) können Sie Bezug auf die bereits bestehende Rechnung nehmen, Posten gutschreiben und mit neuen Preisen bzw. Mengen erneut aufnehmen. Sind es sehr viele Änderungen, so könnten Sie mit Hilfe von Stornorechnungen die ursprünglichen Rechnungen komplett aufheben und neu erstellen. Also nicht einfach wie es „früher“ vielleicht möglich war in der erstellten Rechnung per Hand Äncderungen eintragen.

2. Rückgabe & Umtausch führen zu einem neuen Abrechnungsvorgang

Sowohl im Endkundengeschäft, als auch im Geschäft mit Firmenkunden kommt es oftmals zu einem nachträglichen Umtausch. Artikel werdne entweder in Ausübung des Widerrufsrechts zurückgegeben oder aus Kulanz gutgeschrieben. Auch hier würde ohne eine Korrekturbuchung die bisherige Rechnung unverändert im System bleiben und offene Beträge würde gemahnt werden. Die Gutschrift ist in diesem Fall die passende „Gegentransaktion“ und gleicht sowohl intern den Warenbestand, als auch gegenüber dem Dritten den offenen Betrag aus. Diese Form der Rechnungskorrektur ist zudem auch hilfreich für eine Feststellung der Stornoquoten und als Frühwarnsystem welche Kunden bzw. Artikel mit einem hohen Umtauschrisiko behaftet sind. gerade für den Online-handel lassen sich damit interessante Kennzahlen bilden.

3. Zweitausdruck statt Korrekturrechnung

Manchmal kommt es auch vor, dass Kunden eine bereits ausgestellte Rechnung noch einmal zugesendet bekommen möchten. Mengen, Preise, Zahlungsziele und alles bleiben unverändert, so dass keine Stornorechnungen ausgestellt werden müssen. Stattdessen empfiehlt sich der Ausdruck der Rechnung mit einem Hinweis „Zweitausdruck auf Wunsch des Kunden“ oder eine ähnliche Vorgehensweise.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass auch bei nachträglichen Veränderungen immer ein vollständiger Überblick darüber erhalten bleiben muss, welche Buchungen angelegt wurden und welche Beträge tatsächlich bezahlt wurden bzw. welche noch offen sind. Damit wird die Grundlage für weitere verpflichtende Berechnungen gelegt wie die Bilanzerstellung oder auch Umsatzkennzahlen (Mehrwertsteuerlast).