Rechnungsabgrenzung und Rechnungsabgrenzungsposten – Erklärung und Zusammenhang

In der Bilanz halten Sie grundsätzlich in Buchungssätzen fest, welche Einnahmen und Ausgaben im Geschäftsjahr angefallen sind. Um eine korrekte Buchhaltung und Bilanzerstellung durchzuführen, müssen Sie gegebenenfalls eine Rechnungsabgrenzung vornehmen. Darunter versteht man die Zuordnung einzelner Werte, also Zahlungen oder Einnahmen, zur „richtigen“ Rechnungsperiode. Sie wird notwendig, wenn zum Stichtag der Bilanz zeitliche Abweichungen bei einzelnen Beträgen auftauchen. Läuft das Geschäftsjahr vom 1.1. bis 31.12. – wie dies in aller Regel der Fall ist – und die Jahreszahlung für eine Versicherung wird zum 31.10. fällig, führt das zu einer Unstimmigkeit im Jahresabschluss, weil ein Teil der Zahlung erst im Folgejahr Wirkung entfaltet. Umgekehrt führt auch eine vor Fälligkeit erhaltene Zahlung dazu, dass der Jahresabschluss ohne die Bildung entsprechender Rechnungsabgrenzungsposten die zeitliche Zuordnung nicht korrekt darstellt. Für solche Fälle schreiben § 250 HGB und § 5 Abs. 5 EstG eine Berichtigung vor.

Bei den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten, abgekürzt ARAP, geht es um Zahlungen vor dem Bilanzstichtag, die über das Geschäftsjahr hinausreichen, wie im eingangs erwähnten Versicherungsbeispiel. Passive Rechnungsabgrenzungsposten, abgekürzt PRAP, müssen Sie folgerichtig bilden, wenn im laufenden Geschäftsjahr Einnahmen erzielt werden, die teilweise erst Wirksamkeit nach dem Bilanzstichtag entfalten. Das können Jahresmieten, Lizenzgebühren o.ä. sein, deren Fälligkeiten nicht dem Bilanzjahr entsprechen.

Diese übergreifenden ARAP und PRAP werden buchungstechnisch in ein Zwischenkonto verschoben. Das ist für Ihr Unternehmen wichtig, damit die steuerliche Zuordnung korrekt vorgenommen werden kann, also bei PRAP die sozusagen in der Zukunft liegenden Einnahmen nicht bereits im laufenden Geschäftsjahr als Einnahme auftauchen und versteuert werden müssen. Insoweit bietet die Rechnungsabgrenzung auch steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten. Der Begriff Zwischenkonto deutet schon an, dass die dort geparkten Buchungsposten zum jeweils bilanztechnisch korrekten Zeitpunkt, also im Folgejahr, wieder aufgelöst werden. Auch die Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten gehört zwingend zu einer ordnungsgemäßen Buchführung. Praktisch erfolgen die Rechnungsabgrenzung und deren Auflösung jeweils durch drei Buchungssätze, der erste enthält die komplette Ausgabe bzw. Einnahme, der zweite die ARAP/PRAP, der dritte dann die Auflösung und die Übernahme in das korrekte Geschäftsjahr.