Richtiger Umgang mit Rechnungen und Mahnungen

Unternehmen wie Selbstständige und Freiberufler müssen sich im Geschäftsleben mit dem Schreiben von Rechnungen und gegebenenfalls Mahnungen auseinandersetzen. Dabei können sie weder Rechnungen noch Mahnung in beliebiger Weise stellen, sondern müssen gesetzliche Grundlagen hierfür berücksichtigen – sonst droht eine Nichtanerkennung der gestellten Rechnung beim Vertragspartner oder Behörden wie dem Finanzamt.

Die wichtigsten Regelungen zur Rechnungsstellung finden sich im Umsatzsteuergesetz wieder – genauer der § 14 UStG. Diese gelten in erster Linie für Leistungen an andere Unternehmen und ab einem Bruttorechnungsbetrag von 150 Euro. Hiernach muss eine Rechnung mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger,
  • Steuernummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer,
  • Ausstellungsdatum,
  • (fortlaufende) Rechnungsnummer,
  • genaue Leistungsbeschreibung,
  • Lieferzeitpunkt,
  • nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsbeträge,
  • eventuelle Skonti und Rabatte
  • sowie eventueller Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung

Insbesondere der letzte Punkt betrifft die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG), nach der das betreffende Unternehmen (Selbstständige, Freiberufler) von der Umsatzsteuer befreit ist. Darauf hat er in seinen Rechnungen hinzuweisen.

Rechnungen müssen nicht in Papierform gestellt werden, sondern können auch als elektronische Rechnung versandt werden. Eine digitale Rechnung muss dabei den obigen Anforderungen genügen und nicht mehr änderbar sein. Prinzipiell erfüllen Rechnungen im PDF-Format diese Voraussetzungen, sicherer sind allerdings spezielle Rechnungsprogramme. Diese enthalten auch Rechnungsvorlagen, die nur ausgefüllt zu werden brauchen. Zur Sicherheit werden digitale Rechnungen in der Regel mit einer Signatur versehen. Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für papierne Rechnungen – Rechnungsprogramme bieten hier meist eine Archivierungsfunktion.

Für Mahnungen gilt ein frühestmögliches Stellen 30 Tage nach Rechnungsempfang. Eine Verkürzung kann zwischen Unternehmen als Vertragsbestandteil vereinbart sein. Ab dem 31. Tag können Verzugszinsen erhoben werden (5 % über EZB-Basiszinssatz), in der Realität sind aber drei Mahnstufen üblich. Auf der ersten Stufe wird eine Zahlungserinnerung verschickt, es folgt die erste Mahnung (mit Verzugszinsen) und zuletzt die zweite Mahnung, in der Inkasso angekündigt wird. Genaue Vorschriften hierzu gibt es nicht, der Sachverhalt muss dem säumigen Rechnungsempfänger klar werden und die Zustellung nachweisbar.

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