Elektronische Rechnung – Rechnungen einfach online erstellen

Elektronische Rechnung – Definition, GoBD, § 14 UStG, Aufbewahrungsfrist

Definition: Elektronische Rechnung

Wird eine Rechnung auf elektronischem Weg versendet, handelt es sich um eine E-Rechnung. Zur Versendung einer elektronischen Rechnung kommen in vielen Unternehmen das EDI-Verfahren oder der Versand mittels ZUGFeRD zur Anwendung. Bei beiden Möglichkeiten wird eine XRechnung oder die Rechnung im PDF/A-Format erstellt. Der Versand ist für den Unternehmer zeitsparend. Da kein Unbefugter auf das Dokument zugreifen kann, gelten beide Verfahren als sehr sicher.

Über den Grad der Sicherheit hinaus gibt es noch weitere Kriterien, die eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung nicht nur für den Vorsteuerabzug, sondern auch bei der Vorlage in einer Betriebsprüfung erfüllen muss.

Was muss bei Erstellung einer elektronischen Rechnung beachtet werden?

Ebenso wie eine Papierrechnung muss eine E-Rechnung den Vorschriften der GoBD entsprechen. GoBD steht für Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

Unabhängig davon, in welchem Verfahren eine elektronische Rechnung übermittelt wird, muss sie zeitnah und digital auf einem Speichermedium aufbewahrt werden, das eine Änderung nicht mehr zulässt. Dies soll den Verlust der Rechnung oder eine mögliche Manipulation verhindern. Der Ersteller muss dafür sorgen, dass die Rechnung lesbar ist und die Informationen nicht verändert werden können. Außerdem müssen der Datenzugriff der Rechnung und die elektronische Bereitstellung während einer Betriebsprüfung gesichert sein.

Eine elektronische Rechnung muss die Vorgaben des § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) erfüllen. Gemäß § 14 Absatz 4 UStG soll die papierlose E-Rechnung Namen und Anschrift des Rechnungsempfängers und des Rechnungserstellers beinhalten. Beide Unternehmer geben ihre Steuernummer oder ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer an. Neben dem Ausstellungsdatum soll auch das Leistungsdatum bzw. das Lieferdatum genannt werden. Der ausstellende Unternehmer muss auf der Rechnung den Nettobetrag und den Steuerbetrag ausweisen. Außerdem informiert die papierlose Rechnung über Art und Menge der gelieferten Waren oder der ausgeführten Leistungen.

Handelt es sich bei dem Rechnungsersteller um einen Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Absatz 1 UStG, muss die Rechnung mit einem Vermerk versehen werden, der auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinweist.

Die Pflicht zur Überprüfung einer E-Rechnung trifft auch den Rechnungsempfänger. Weist er den Ersteller der Rechnung nicht auf den Fehler hin, gefährdet er unter Umständen den Vorsteuerabzug.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für eine elektronische Rechnung?

Bei einer E-Rechnung erkennt die Finanzbehörde den Vorsteuerabzug nur an, wenn der Unternehmer die Vorschriften zur Archivierung und zur Lesbarmachung eingehalten hat. Eine weitere Voraussetzung trifft den Rechnungsempfänger. Er muss die Rechnung aufbewahren.

Die Aufbewahrungsfrist einer elektronischen Rechnung beträgt zehn Jahre. In diesem Zeitraum muss die Rechnung zu jeder Zeit verfügbar sein und unmittelbar lesbar gemacht werden können.

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