Elektronische Unterschrift: Welche Varianten gibt es?
Die Digitalisierung schreitet in unserem Privat- und Geschäftsleben ständig voran. So werden immer mehr wichtige Schriftsätze per Email verschickt. Auch solche Schriftstücke bedürfen zu ihrer Rechtsverbindlichkeit einer Unterschrift. Anstelle der herkömmlichen handschriftlichen Unterschriften treten hier die sog. elektronischen Unterschriften.
Rechtsgültigkeit durch die richtige elektronische Signatur
Im Rahmen der Erstellung digitaler Dokumenten ist es die richtige elektronische Signatur, die Ihren digitalen Schriftsatz erst verbindlich macht. Die sog. eIDAS-Verordnung enthält die entsprechenden europaweit verbindlichen Regelungen für die Voraussetzungen einer rechtsgültigen „elektronischen Identifizierung“. Die Beachtung der Vorschriften der eldas-Verordnung ist besonders wichtig, wenn es um den Austausch wichtiger juristischer Schriftsätze oder etwa um die alljährliche elektronisch verschickte Steuererklärung geht.
Die elektronische Signatur und ihre drei Formen
Wichtig zu wissen ist, dass es die folgenden drei Arten von elektronischen Unterschriften gibt:
- die einfache Signatur,
- die fortgeschrittene Signatur sowie
- die Qualifizierte elektronische Signatur.
Die Anforderungen an die einfache Signatur sind gering. Hierbei handelt es sich um eine elektronische Signatur, die aus Ihrem vollständigen Namen bzw. Ihrer Firmenbezeichnung nebst Adresszusätzen besteht. Solch eine einfache Signatur ist im Alltag simpel zu verwenden, zumal es hierfür die entsprechenden Programme gibt. Deren Anwendungsbereich erstreckt sich regelmäßig auf einfache Schriftsätze ohne einen bestimmenden Inhalt. Die klassischen Beispiele sind einfache Schreiben, Reisekostenabrechnungen oder etwa Urlaubsanträge. Anders verhält es sich bei den fortgeschrittenen elektronischen Unterschriften. Gemäß der eIDAS-Verordnung muss die fortgeschrittene Signatur verschlüsselt übertragen werden. Sonst ist die unter Ihrem digitalem Schriftsatz eingefügte Unterschrift rechtlich nicht verbindlich. Denn Sie als Urheber der fortgeschrittenen Signatur müssen zweifelsfrei zu erkennen sein. Für wichtige Schriftstücke im Geschäftsleben wie beispielsweise verbindlichen Willenserklärungen sollten Sie auf die sog. Qualifizierte elektronische Signatur zurückgreifen. Denn diese kommt einer verbindlichen handschriftlich gefertigten Unterschrift weitestgehend gleich. Der Grund liegt in den spezifischen kryptografischen Verfahren, welche Ihre Qualifizierte elektronische Signatur schützt. Diese kryptografische Verfahren lassen regelmäßig etwaige nachträgliche Manipulationen Ihrer Unterschrift erkennen. Das Resultat ist, dass die Qualifizierte elektronische Signatur grundsätzlich fälschungssicher ist. Das Zauberwort zum Zwecke des Erstellens einer solchen Qualifizierten Signatur heißt SSEE. Hierbei handelt es sich um eine qualifizierte und damit sehr sichere Signaturerstellungseinheit mit der entsprechenden Software nebst einem Chipkartenleser.
Die elektronische Signatur und ihre Vorteile
Egal, welche Formen von elektronischen Unterschriften Sie verwenden, Sie sparen mit ihnen sehr viel Zeit. Innerhalb einer kurzen Zeitspanne können Sie gegenüber Geschäftspartnern, Behörden sowie beispielsweise dem Fiskus eine verbindliche Willenserklärung abgeben. Alles befindet sich wohlgeordnet in Ihrem digitalen Postfach, ohne dass Ihr Schreibtisch bzw. Arbeitszimmer mit unnötigem Papierkram belastet wird. Die Buchführung gestaltet sich einfach; sämtliche Geschäftsabläufe können so optimiert werden. Von den drei oben genannten elektronischen Unterschriften sollten Sie im Sinne der Rechtssicherheit außer bei einfachen Schreiben die fortgeschrittene Signatur bzw. die Qualifizierte elektronische Signatur verwenden. Nicht umsonst müssen die beiden letztgenannten von einem offiziellen Zertifizierungsanbieter stammen.
