So vermeiden Unternehmen Fehler beim Software-Audit

Zuerst einmal kurz zur Erklärung: Software-Audit bedeutet einfach Software-Analyse. Von diesen Analysen gibt es verschiedene Arten. Hier geht es um die Lizenzierung und die Nutzungsbedingungen. Insbesondere um die Frage: Werden die Nutzungsbedingungen laut Lizensierung auch eingehalten. Sobald man eine Software für gewerbliche Nutzung kauft und installiert, sollte man sich bewusst sein, dass eine Software-Audit durch den Anbieter dieser Software durchgeführt wird. Das bedeutet, dass der Softwareanbieter überprüfen darf, ob seine Software auch laut Nutzungsbedingungen genutzt wird.

Was kann man nun gegen Fehler und folgende Strafen tun?

Als Erstes sollte man sich schon beim Kauf der Software genau über die Lizensierung informieren. Sind nicht alle Punkte klar verständlich, empfiehlt es sich, einen Rechtsanwalt oder einen Experten zurate zu ziehen.

Daraus folgt:

  • Kauf von Software nur mit Lizensierung
  • Die Nutzungsbedingungen sorgfältig studieren
  • bei Unklarheiten einen Rechtsanwalt befragen

Wenn diese Punkte befolgt werden, sollten keinerlei Probleme bei einem Software-Audit auftreten. Jedes Unternehmen startet in kleinem Rahmen und vergrößert sich mit der Zeit. Deswegen sollte man auch daran denken, dass bei eventueller Vergrößerung auch die Anzahl der genutzten Computer steigen kann.

Sollte in der Lizensierung und den Nutzungsbedingungen etwas verankert sein, was die Anzahl der Nutzer beschränkt, muss hierauf geachtet werden. Der Softwareanbieter muss in solchen Fällen betreffend einer Nachlizenzierung kontaktiert werden. Dadurch kann bei einem Software-Audit ein Schadenersatz oder etwaige Vertragsauflösung verhindert werden. Schadenersatz Zahlungen können sehr hoch sein und im schlimmsten Fall zum Ende des Unternehmens führen. Vertragsauflösung bedeutet, dass die gesamte Software gelöscht werden und eine neue Software besorgt werden muss. Das kann Arbeitsausfall bedeuten und das bedeutet ebenfalls Schaden für jedes Unternehmen.

Nochmals in Kürze:

  • Nutzungs-Bedingungen einhalten
  • Eventuell bei Bedarf Nachlizensierung beantragen

Daraus folgt:

  • keine Schadenersatz Zahlung
  • keine Vertragsauflösung

Als Unternehmer sollte man grundsätzlich kein ByoD (ByoD -Bring your own Device) zulassen. Für den Fall, dass Homeoffice oder Außendienst praktiziert wird, sollten Mitarbeiter mit unternehmenseigenen Geräten ausgestattet werden. Dadurch ist das Unternehmen bei einem Software-Audit vor Schadenersatz Zahlungen oder Vertragsauflösung abgesichert.

Was ist zu tun, wenn ein Software-Audit angekündigt worden ist?

Eine allfällige Ankündigung sollte immer zur Kenntnis genommen werden.
Abklärung welcher Art und von wem das Audit durchgeführt wird – Datenschutz!
Es empfiehlt sich einen Fachanwalt oder Experten zu konsultieren – dieser erstellt ein Dokument, um für den Datenschutz zu sorgen.
Nicht zu vergessen – während des Audits sollte jemand für Auskünfte den Prüfern zur Verfügung stehen.
Wichtige geheime Unternehmensdaten sollten vorher immer gesichert werden.
Des Weiteren sollte der normale Arbeitsablauf ruhig und ohne Stress ablaufen.

Bei Befolgung all dieser Ratschläge und der Lizenzierung und Nutzungsbedingungen sollte nichts passieren.

Nach den Software-Audits gibt es immer einen schriftlichen Bericht. Dieser sollte sorgfältig durchgelesen und aufbewahrt werden.

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