Wichtige Fristen bei der Rechnungserstellung
Die Erstellung und der Versand einer Rechnung stellt im unternehmerischen Handeln die Grundlage für eine zeitnahe Zahlung der Forderung dar. Je früher die Rechnung erstellt und zugestellt wird, desto schneller ist mit dem Eingang der Forderung zu rechnen. In Abhängigkeit der Konstellation gibt es in Deutschland verschiedene Fristen, die bei der Rechnungserstellung zu beachten sind.
Für jeden, der Lieferungen oder Leistungen für ein Unternehmen oder eine juristische Person realisiert, gilt eine Frist von sechs Monaten für die Erstellung der Rechnung. Die Fristeinhaltung ist dabei mit der vollständigen Leistungserbringung in Verbindung zu setzen. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die Frist und bei Überschreitung handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit und § 26a Abs. 2 UStG greift. Damit einhergehend können Bußgelder bis einer Höhe von 5.000 Euro fällig werden.
Für Privatpersonen als Auftraggeber gibt es keine gesetzliche Frist zur Rechnungsstellung. Der Grundstückskauf stellt dabei eine Ausnahme dar. In diesem Fall müssen auch Privatpersonen als Leistungsempfänger die Frist von sechs Monaten einhalten.
Die inhaltlich und formell korrekte Rechnung ist mit gesetzlich verpflichtenden Angaben geregelt, um die Forderung durchsetzen zu können und vom Finanzamt anerkannt zu werden. Diese sind konkret im § 14 UStG geregelt und nachzulesen.
Die Verjährungsfrist von Rechnungen beträgt, insofern es keine anderslautenden, schriftlichen Vereinbarungen gibt, drei Jahre. Die Frist für die Verjährung beginnt am Jahresende des Jahres der vollumfänglichen Leistungserbringung. Der Anspruch auf die Zahlung der Forderung ist verwirkt, wenn innerhalb der Frist die Rechnung nicht gestellt worden ist.
Die Rechnung kann auch rückwirkend gestellt werden, insofern die Leistung als Grundlage der Rechnungslegung vollständig erbracht worden ist. Der nachweisliche, berechtige Anspruch durch die tatsächlich erbrachte Leistung vom Rechnungssteller ist für die Grundlage, um die Rechnung auch nachträglich stellen zu können. Die Rechnung bedarf in dieser Konstellation keinen anderen Voraussetzungen hinsichtlich der Form. Inhaltlich sind die Angaben des tatsächlichen, aktuellen Rechnungsdatums sowie das tatsächliche Datum der vergangenen Leistungserbringung und der ggf. bereits gezahlte Betrag auf der Rechnung zu vermerken.
Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen beträgt unabhängig von der Begleichung der Forderung in Deutschland zehn Jahre. Die Archivierung kann elektronisch oder, z. B. in Ordnern, physisch erfolgen. Die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung sind in den Gob („Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“) niedergeschrieben.
Die Frist zur Aufbewahrung beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungslegung. Über den gesamten Zeitraum müssen die Rechnungen bzw. Belege lesbar bleiben, sodass je nach Papier- und Aufbewahrungsart Kopien zu empfehlen sind.
