Können Rechnungen rückwirkend ausgestellt werden?

Unternehmer können nach Erbringung der Leistung versehentlich vergessen eine Rechnung auszustellen. Dabei stellen sich grundsätzlich die Fragen, ob Rechnungen rückwirkend ausgestellt werden können und welche Parameter dabei zu beachten sind.

Rechnungen können auch rückwirkend ausgestellt werden. Entscheidender Aspekt ist der berechtigte Anspruch für die Rechnungslegung. Insofern ein Nachweis über die Leistungserbringung erbracht werden kann, ist die rückwirkende Ausstellung der Rechnung möglich. Die nachträgliche Rechnung muss dabei grundsätzlich die notwendigen Pflichtangaben beinhalten. Die Rechnung unterliegt dabei den gleichen formellen und inhaltlichen Anforderungen wie die herkömmliche Rechnung, sodass keine gesonderten Anforderungen bestehen. Das Rechnungsdatum ist dabei mit dem tatsächlichen Ausstellungsdatum der Rechnung zu versehen. Das Datum der Leistungserbringung muss auf der Rechnung mit dem tatsächlichen Zeitraum bzw. dem tatsächlichen Zeitpunkt der Leistungserbringung aufgeführt werden.

Bzgl. der Verjährungsfrist, also dem Zeitpunkt, ab dem eine Rechnung rückwirkend nicht mehr gestellt werden kann, gibt es keine konkrete rechtliche Regelung. Rechnungen können theoretisch auch Jahre später ausgestellt werden. In der Praxis gilt, sollten keine anders lautenden schriftlichen Vereinbarungen existieren, eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt immer am Ende des Jahres, indem die Forderung entstanden ist. Für eine nachweislich erbrachte Leistung beispielsweise vom 24.03.2016 kann die Rechnung bis spätestens zum 31.12.2019 rückwirkend ausgestellt werden.

Für den Fall, dass die Forderung bereits bezahlt ist, die Rechnungserstellung aber noch nicht erfolgt ist, wird ebenfalls eine rückdatierte Rechnung benötigt. Für eine etwaige Steuerprüfung ist die ordnungsgemäße Rechnungszuordnung zu jeder Forderung notwendig. Bei der nachträglichen Rechnungsausstellung wird das aktuelle Rechnungsdatum sowie das zurückliegende Ausführungsdatum ausgewiesen. Weiterer Bestandteil der Rechnung sollte in dieser Konstellation der Vermerk sein, dass die Forderung bereits bezahlt worden ist.

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