Was mache ich, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Wenn ein Kunde die von ihm bestellten Waren oder Dienstleistungen nicht bezahlt, dann sollten bei Ihnen als Lieferanten alle Alarmglocken läuten. Der Mahnprozess verfolgt ganz unterschiedliche Ziele, die allerdings mit ein bisschen Geschick unter einen Hut gebracht werden können:

Feststellen ob der Zahlungsverzug Absicht oder Versehen gewesen ist

Aus diesem Grund sollten Sie zeitnah eine 1. Mahnung oder Zahlungserinnerung schicken. Mit Hilfe einer Rechnungssoftware behalten Sie den Überblick über für die einzelnen Kunden individuell festgelegten Zahlungsziele und -termine. Manchmal dient diese erste Erinnerung auch als Qualitätssicherung des eigenen Vertriebs bzw. der Montage: Vielleicht ruft der erboste Kunde an und sagt, dass dieses und jenes Teil noch fehlen.

Zahlungsfrist setzen und ein robustes Mandat vorbereiten

Gerade wenn Ihre Kunden im Mittelstand sind, kann es durchaus sein, dass die einzige wirklich versierte Buchhaltungskraft mal ein paar Wochen Urlaub hat und deshalb der Zahlungsverkehr bis auf Routinezahlungen liegen bleibt. Dies ist für die Lieferanten nicht schön, aber noch kein Grund ein gerichtliches Mahnverfahren zu starten. Vielmehr sollte vor der Mahnbescheid-Beantragung der freundliche Hinweis auf die ursprüngliche Zahlungsfrist stehen. Setzen Sie am Besten ein weiteres Zahlungsziel von 2 Wochen. Verfügen Sie über verschiedene Filialen oder kauft der Kunde immer wieder auf Rechnung ein, so kann auch ein Hinweis im Kundenstammsatz nicht schaden: Ab diesem zweiten Zahlungstermin Waren sollten Sie nur noch gegen Vorkasse oder Kreditkarte bzw. girocard liefern.

Verstreicht auch diese Frist, so ist davon auszugehen, dass der Kunde aus irgendeinem Grund beschlossen hat vorerst nicht zu bezahlen. Die Motivlage kann unterschiedlich sein: Lieber eine kostengünstige Mahnung bekommen anstatt (eigene) Überziehungszinsen auf dem Firmendispo zu bezahlen. Oder das Verstreichenlassen der Frist der Zahlungserinnerung ist eines der Machtspiele zwischen Großkunden und Mittelstand. Dann sollte ein gerichtliches Mahnverfahren gestartet werden und zusätzlich sollten Sie neben dem Mahnprozess auch die Suche nach neuen Kunden und Abstazmärkten intensivieren.

Gerichtliches Mahnverfahren: Kann ohne Rechtsanwalt begonnen werden

Den Mahnbescheid können Sie auch ohne Hilfe eines Rechtsanwalts dem Schuldner zustellen lassen. Dazu sollten Sie das Formular ausfüllen und an das zentrale Mahngericht Ihres Bundeslandes senden. Der Kunde bekommt dann eine förmliche Zustellung inklusive einer Frist, um den Mahnbescheid abzulehnen oder nicht. Wenn der Bescheid rechtskräftig wird, dann übernimmt der Gerichtsvollzieher den Einzug der offenen Forderung.

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