Kann eine Gutschrift eine Rechnung ersetzen?

Wenn Sie als Unternehmer erstmals an einen Großhändler oder eine Agentur (beispielsweise im Bereich von Texten oder Übersetzungen) liefern, dann bieten viele Ihnen an: Sparen Sie sich Ihre wertvolle Zeit für die Erstellung der Rechnung und arbeiten Sie stattdessen mit dem Verfahren der Gutschrift. Dabei verändert der Kunde den internen Bearbeitungsablauf – nach entsprechender Vereinbarung mit dem Lieferanten: Er wartet nicht mehr auf den einzelnen Eingang der Rechnungen, sondern erstellt diese im Namen und Auftrag seiner Lieferanten.

Voraussetzungen für die Erstellung der Gutschrift

Wenn der Kunde die Gutschrift erstellen soll, dann haben Kunde und Lieferant die gleichen Pflichten und Rechte wie bei einer normalen Rechnung. Der Kunde bzw. Großhändler darf Sie bei Abschluß der Gutschriftvereinbarung auch nach Ihrer Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID fragen. Eine Ausweiskopie ist und bleibt aber weiterhin untersagt, da es lediglich um das Erstellung von Buchungsunterlagen geht und nicht die Eröffnung eines Bankkontos mit Legitimationspflicht nach dem Geldwäschegesetz und den Bankenregelungen.

Die Rechnungsstellung wird sozusagen umgekehrt: Der Kunde oder die Agentur erstellen Ihnen für alle erhaltenen Waren und Dienstleistungen einen Gutschriftsbeleg, der alle Angaben des Lieferanten enthält. Neben Name des Freiberuflers oder Firmenname und Adresse sind dies auch die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID und der Hinweis, ob eine Kleinunternehmerregelung angewendet wird. Die Einzelpositionen und Beträge werden ebenso angegeben, wie es bei einer normalen Rechnung der Fall wäre. Am besten können Sie sich den grundsatz merken, dass es sich um so etwas wie die umgekehrte Rechnung handeln sollte.

Vorteile für den Lieferanten und den Kunden

Da die Rechnungsstellung direkt beim Empfänger erfolgt muss er nicht mehr die unterschiedlichen Rechnungsformate beachten und einzeln in seine Buchhaltung übernehmen. Stattdessen entstehen die Belege, die später auch für den Zahlungsverkehr relevant sind, im Kundensystem. Damit kann er die entsprechenden Beträge und die Valuta auch gleich in seinem Zahlungsverkehrssystem (beispielsweise als Terminüberweisung) eingeben. Da ein detaillierter Lieferantenstammsatz entsteht, können alle Daten nahtlos und bei jeder Transaktion neu verarbeitet werden. Damit wird Arbeitsaufwand beim Kunden eingespart. Der Lieferant wiederum kann sich auf die Leistungserstellung konzentrieren und wird von Büroarbeit entlastet. In vielen Fällen – und als Unterstützung der Einnahmen-/Überschussrechnung – senden manche Großhändler auch Bestätigungen über den Jahresumsatz für den einfachen Abgleich.

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