Lohnabrechnung bei Dienstwagen – die 1%-Regel
Fahrtenbuch oder 1%-Regel: Sie und Ihre Mitarbeiter haben die Wahl
Die zur Verfügungstellung eines Dienstwagens auch für die private Nutzung gehört nicht ohne Grund zu den beliebtesten Vorteilen, die Unternehmen ihren Mitarbeitern gewähren können. Ein Dienstwagen (insbesondere das Neufahrzeug) auch für die private Mobilität zeigt Wertschätzung und schont die Kaufkraft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zudem wirkt der Dienstwagen imagebildend und gilt als Erfolgsausweis wirtschaftlicher Stärke des Unternehmens. Stellen Sie sich vor: Ihre Mitarbeiter würden mit oftmals nicht sehr gepflegten Gebrauchtwagen beim Kunden vorfahren. Dann würde sich gleich die Anmutung eines Unternehmens einstellen, dass sich nicht einmal um den Auftritt nach außen kümmert. Das lässt sich durch eine moderne Fahrzeugflotte sehr gut vermeiden.
Das Steuerrecht kennt zwei Möglichkeiten der Abrechnung:
1.) Dem Arbeitnehmer wird 1 % des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Zulassung als geldwerter Vorteil in Rechnung gestellt. Auf der Lohnabrechnung erscheint dieser Betrag gem. § 8 des ESTG. Es entsteht die Pflicht zur Zahlung der Lohnsteuer und des Sozialversicherungsbeitrags wie beim sonstigen Gehalt auch. Allerdings ist die 1 %-Regel insbesondere im Hinblick auf die tatsächlichen Kosten sehr großzügig. Wenn Sie die tatsächlichen Kosten eines Neufahrzeuges (inkl. Versicherung) ansehen, dann liegen diese in der Regel wesentlich höher als 1 % des Listenpreises.
2.) Anstatt der prozentualen Versteuerung gibt es – zumindest theoretisch – die Möglichkeit ein Fahrtenbuch zu führen, in dem alle privaten Fahrten eingetragen werden. Dies wäre aber ein enormer Aufwand sowohl für den Mitarbeiter, als auch die Abrechnung.
Die Vorteile der 1%-Regelung für Unternehmen und Mitarbeiter
Gerade im Kampf um knappe Fach- oder Führungskräfte ist ein schicker, moderner Dienstwagen ein bedeutendes Argument und wird allgemein als wertvolle betriebliche Sozialleistung wahrgenommen. Wenn Sie die Übersicht der Autokosten eines der großen Automobilklubs für das Bewerbungs- oder Vertragsgespräch mit dem neuen Mitarbeiter heranziehen, dann kann sich der Mitarbeiter gleich davon überzeugen wie hoch der Vorteil auch bei der 1%-Regel noch ist.
Die 1%-Regel ist betriebswirtschaftlich gesehen eine seit mehreren Jahrzehnten bewährte steuerliche Besserstellung aller derjenigen, die etwas leisten und denen das Unternehmen etwas Gutes tun möchte. Zudem sinken die Flottenkosten des Gesamtunternehmens dadurch, dass das Unternehmen gegenüber dem Autohandel als Großkunde auftreten kann.
Allerdings kann der Arbeitgeber seine Fahrzeugflotte ausschließlich zum dienstlichen Gebrauch vorsehen und Privatfahrten per Vereinbarung im Arbeitsvertrag untersagen. Dann muss auch keine Position geldwerter Vorteil in die Lohnabrechnung aufgenommen werden. Obwohl der Mitarbeiter dann von der 1%-Regel entlastet werden würde, würden wir Ihnen dies nicht empfehlen. Da die Nachteile überwiegen und ein vom Unternehmen bereitgestelltes, angemessenes Fahrzeug in bestimmten Berufsgruppen beinahe selbstverständlich sind.
Problematisch ist die Abrechnungspraxis allenthalben bei einem vergleichsweise alten Gebrauchtwagen: Hier kann der Mitarbeiter durchaus die Sinnhaftigkeit anzweifeln, weil ein Fahrzeug mit vielleicht 200.000 Kilometern oder mehr nicht wirklich als geldwerter Vorteil wahrgenommen wird.
