Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtkosten und Übernachtungspauschalen

Der Begriff Reisekosten ist eine Verallgemeinerung für Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungspauschalen und Reisenebenkosten, die in einer Reisekostenabrechnung zusammengefasst werden. Im üblichen Sprachgebrauch wird von Spesen geredet, die aus der Sicht eines Buchhalters Gewinn mindernde Betriebskosten sind, die von der Steuer abzusetzen sind. Bei beruflich verursachten Auswärtstätigkeiten entstehen Spesen für die Reise für Arbeitnehmer, Freiberufler oder Unternehmer, wenn die Tätigkeitsstätte nicht mit der ortsfesten betrieblichen Einrichtung übereinstimmt. Die erste Tätigkeitsstätte ist ein umfangreich, arbeitsrechtlich geregeltes Thema, über das Sie sich gründlich informieren sollten. Reisespesen können vom Arbeitgeber oder durch die Abgabe einer Steuererklärung erstattet werden.

Wirklich angefallene und belegbare Kosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind Fahrtkosten. Wenn Sie das persönliche Fahrzeug nutzen, werden über die nachgewiesenen Kfz-Kosten für jeden Kilometer abgerechnet oder Sie nehmen die Reisekostenpauschalen in Anspruch. Bei Nutzung von eigenem Pkw können 0,30 EUR/km und für Motorrad/Mofa 0,20 EURO/km berechnet werden, dazu muss das Fahrzeug aber tatsächlich benutzt worden sein und eine zusätzliche Kostenabrechnung für öffentliche Verkehrsmittel ist nicht zulässig.

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen ist dagegen eine Reisekostenabrechnung mit Pauschalen zu erstellen. Dabei wird zwischen Aufwendungen im Inland und Ausland unterschieden und eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und mehr als 24 Stunden berücksichtigt. Es gibt Kürzungen, wenn der Arbeitgeber die Verpflegung übernimmt oder es sich um ein Geschäftsessen handelt. Für die Pauschalen und die Gültigkeit der einzelnen Länder gibt es Tabellen, die herangezogen werden können.

Etwas mehr kompliziert wird es bei den Übernachtungspauschalen. Für Arbeitnehmer dürfen für Übernachtungen innerhalb Deutschlands 20 EURO / Nacht oder auch die tatsächlich entstandenen Kosten abgerechnet werden. Selbstständige können nur die tatsächlichen Aufwendungen für Übernachtungen absetzen. Für Auslandsübernachtungen gelten zum Teil sehr hohe Pauschalen, die auch dann in Anspruch genommen werden können von Arbeitnehmern, wenn sie laut Beleg erheblich weniger bezahlt haben.

Zu den Reisekosten gehören auch die nicht zu unterschätzenden Reisenebenkosten. Das sind zum Beispiel Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung und sogar Wertverlust durch Beschädigung oder Diebstahl. Steuerlich nicht absetzbar sind dagegen eine eigens gemachte Anschaffung für Reisekleidung, Ferngespräche oder die Anspruchsnahme der Minibar. Arbeitgeber können diese Reisekosten sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei erstatten. Unternehmer verbuchen diese Kosten als Aufwand.

Diese zum Teil komplizierten Reisekostenabrechnungen können Sie durch eine eigens dafür erstellte Software erledigen lassen.

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