Zahlungserinnerung – so geht’s: Ablauf, Muster, Formulierungen

Wenn Kunden in Zahlungsverzug geraten, dann müssen sie manchmal erinnert werden. Aber so ganz einfach ist das nicht, schließlich will man dem Kunden ja nur eine Erinnerung schicken, ohne dass er sich angegriffen fühlt. Wir zeigen Ihnen wie man das Problem freundlich aber bestimmt angeht. Denn als Unternehmer ist es mitunter schwierig, wenn mehrere Kunden ihre Rechnungen nicht fristgerecht zahlen, das kann zu handfesten finanziellen Rucklern im eigenen Geschäftsbetrieb führen, denn die Kosten eines Unternehmens laufen auch dann, wenn die Einnahmen nicht sprudeln. Jeder Kunde sollte also verstehen, dass Unternehmen ein Recht haben, pünktlich bezahlt zu werden.

Zahlungserinnerungen sind Teil des Mahnwesens. Das klingt schon unangenehm, ist es eigentlich auch. Aber es ist dringend notwendig. Mitarbeiter und Material müssen bezahlt werden und in diesem Sinne ist Offenheit eine kluge Strategie. Und manchmal muss eben auch gesehen werden, dass die Kunden teilweise ein bisschen Erziehung benötigen, was Zahlungsmoral angeht. Die meisten Menschen wissen auch, dass es ein normales und auch keinesfalls unseriöses Vorgehen ist, säumige Kunden an ihre Rechnungen zu erinnern – und davon sollte man immer ausgehen, dass es dem Kunden erstmal durchgegangen ist.

In machen Fällen reicht eine höfliche E-Mail aus, in welcher der Kunde vorsichtig an die offenen Posten erinnert wird. Hier ist wirklich Fingerspitzengefühl gefragt, denn manche Kunden lassen sich damit auch verschrecken. Eine E-Mail kann auch angebracht sein, wenn die Rechnung per Lastschrift eingezogen werden sollte, und diese Lastschrift schon einmal zurückgewiesen wurde. Dann ist eine E-Mail eine Möglichkeit auf die erneute Lastschrift hinzuweisen, damit der Kunde die Möglichkeit für ausreichende Deckung zu sorgen.

Ansonsten sollte eine Zahlungserinnerung immer per Post erfolgen, eine Ausnahme bilden hier kleine Unternehmen, die vielleicht eine persönliche Bindung zum Kunden haben. Hier kann ein Telefonat hilfreich sein. Aber in den meisten Fällen ist eine schriftliche Erinnerung sinnvoller und weniger erschreckend, weil darauf reagiert werden kann, ohne einen vielleicht unangenehmen persönlichen Kontakt. Die Zahlungserinnerung sollte sachlich und korrekt gehalten sein und ohne Vorwurf.
Wir haben für Sie hier ein paar Vorschläge zusammengestellt:

Sehr geehrte Damen und Herren,

in der Hektik des Alltags ist es möglich, dass etwas übersehen wird. Wir möchten Sie heute an unsere Rechnung vom 01.01.2000 erinnern, die am 30.01.2000 zur Zahlung fällig war.
Bitte überweisen Sie den Betrag von 4711,00 umgehend, spätestens jedoch bis zum 01.03.2000.

Mit freundlichen Grüßen

Beispiel 2

Sehr geehrte Damen und Herren,

unsere Rechnung vom 01.01.2000 ist nunmehr seit 30 Tagen zur Zahlung fällig. Wir erwarten ihre Zahlung spätestens bis zum 01.03.2000.

Mit freundlichen Grüßen

 

Beispiel 3

Sehr geehrte Damen und Herren,

leider hat unsere Buchhaltung noch keinen Zahlungseingang zu unserer Rechnung vom 01.01.2000 feststellen können. Sicherlich hat sich da ein Fehler eingeschlichen. Bitte kontrollieren Sie ihre Bankunterlagen und informieren uns, wann Sie die Zahlung vorgenommen haben. Sollte die Zahlung ihrer Aufmerksamkeit entgangen sein, dann nehmen Sie diese bitte so schnell als möglich vor.
Sollte sich dieses Schreiben mit ihrer Zahlung überschnitten haben, so betrachten sie dieses Schreiben als Gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Mit diesen Beispielen brüskiert man niemanden und setzt auch keine Kundenbeziehungen aufs Spiel. Aber als Unternehmer muss jedem klar sein, dass eine Zahlungserinnerung der erste Schritt in einem Mahnverfahren ist. Aus diesem Grund ist hier auch genau hinzusehen, ob ein Zahlungsausgleich dann auch rasch erfolgt, oder eine zweite Mahnung geschrieben werden muss.

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