Wissenswertes zur Schweizer QR-Rechnung
Seit dem 30.09.2022 müssen Rechnungen von Unternehmen mit Firmensitz in der Schweiz verpflichtend in Form einer QR-Rechnung ausgestellt werden. Das ist eine Rechnung mit Zahlungsteil und Quittung, die an einem QR-Code mit Schweizer Kreuz in der Mitte erkennbar ist. Der Code befindet sich deutlich sichtbar im Zahlungsteil der Rechnung. Zur Zahlung scannt der Rechnungsempfänger ihn bequem mit seinem Smartphone, seiner PC-Kamera oder einem QR-Scanner. Die papierförmige Rechnung mit Zahlungsteil und Quittung wird automatisch in eine digitale Form übertragen. Es ist keine manuelle Eingabe von Daten erforderlich. Dadurch verhindert die Verwendung der QR-Rechnung Tippfehler, wie sie allzu häufig beim Abschreiben von Zahlenkombinationen vorkommen. Die Durchführung von Zahlungen wird schneller und sicherer.
Es gibt drei Formen der QR-Rechnung. Die erste enthält eine QR-IBAN und eine QR-Referenz und ersetzt die früher üblichen orangenen Einzahlungsscheine. Anstelle der roten Einzahlungsscheine gibt es eine Variante mit Standard-IBAN und ohne strukturierte Referenz. Diese beiden Rechnungsformen sind für Rechnungslegungen innerhalb der Schweiz gedacht. Für die internationale Rechnungslegung kann die dritte Form mit Standard-IBAN und Kreditoren-Referenz gemäß ISO 11649 verwendet werden. Bei der Währung kann man zwischen Schweizer Franken (CHF) und Euro (EUR) wählen.
Das mag im ersten Moment kompliziert klingen, ist aber mit der passenden Rechnungssoftware und nach kurzer Eingewöhnung der Mitarbeiter eine deutliche Arbeitserleichterung sowohl bei der Rechnungserstellung als auch bei der Durchführung der Zahlungen. Da seit der verpflichtenden Einführung am 30.09.2022 bereits einige Zeit vergangen ist, können Sie sich bei der Implementierung in Ihrer Rechnungssoftware darauf verlassen, dass praxiserprobte Lösungen existieren und die wichtigsten Anbieter und Beratungsunternehmen über erfahrenes Personal für die Schulung und Unterstützung Ihrer Mitarbeiter verfügen. Tatsächlich gibt es sogar mehrere Lösungswege.
Für Schweizer Unternehmen und alle, die häufig Transaktionen mit Lieferanten oder Kunden in der Schweiz durchführen, ist die Nutzung eines Kontos bei einer Schweizer Bank die einfachste Variante. Sie können Zahlungen und QR-Code Erstellungen über die Banking App durchführen. Die App liest gescannte Codes automatisch ein und bietet die Möglichkeit, die Rechnung zu bezahlen. Für die Erstellung einer QR-Rechnung an einen Kunden müssen Sie lediglich die Zahlungsdaten eingeben und die App erstellt den QR-Code, den Sie dann einfach in die Rechnung einfügen. Alternativ ist die automatische Erstellung über eine Rechnungslegungssoftware möglich. Nutzer von SAP haben sogar die Wahl zwischen sechs unterschiedlichen Lösungen, die die Einbindung der Schweizer Rechnungen je nach Bedarf in der Kreditorenbuchhaltung, der Debitorenbuchhaltung, der Flexiblen Immobilienverwaltung, dem Bereich Forderungsmanagement und Zahlungsabwicklung, der Logistik oder dem Versicherungsmanagement ermöglichen. Unternehmer mit Firmensitz außerhalb der Schweiz und Lichtensteins, die QR-Rechnungen automatisch erstellen wollen, müssen bei der Auswahl der Rechnungslegungssoftware allerdings genau hinsehen. Manche Anbieter wie zum Beispiel easybill bieten die Funktion nur bei Vorhandensein einer mit CH oder LI beginnenden IBAN an.
Egal für welche Lösungsform Sie sich entscheiden, bringt die Verwendung von QR-Codes im Zahlungsverkehr eine Arbeitserleichterung und mehr Sicherheit bei der Durchführung der Zahlungen. Es kommt seltener zu Fehlern, da weniger manuelle Eingaben erforderlich sind, und Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere Aufgaben. Zudem können mehr Daten rasch und präzise in standardisierter Form übermittelt werden.
