Nationale und internationale Rechnungen mit der richtigen Software
Länderspezifisch korrekte Rechnungen mit der professionellen Software
Für viele Händler und Produzenten von Waren aller Art sowie auch digitalen Dienstleistungen kommt es bei der Erstellung der Rechnung für die Kunden auf die korrekte Präsentation aller Daten an. Neben dem Endpreis sowie Rabatten und eventuellen Boni benötigen Auftraggeber in der Regel den Ausweis der Umsatzsteuer. Schließlich kalkulieren die meisten Anbieter von Gegenständen und Software normalerweise mit einem Nettoverkaufspreis sowie den nur intern bekannten Kosten. Zudem können in einer offiziellen Rechnung auch die Versandkosten sowie die Gebühren für die Verpackung von Interesse sein. Jeder dieser Posten ist von einer anderen Umsatzsteuerregel betroffen. Auf jeden Fall erkennt ein Finanzamt eine Rechnung als Beleg für Ausgaben nur unter strengen Bedingungen an, sodass die für jeden Kostenposten korrekt ausgewiesene Umsatzsteuer auf der Rechnung erkennbar sein muss. Für Lieferungen ins Ausland gelten zum Teil sogar besondere Umsatzsteuerregelungen. Daher sollte das Buchhaltungsprogramm immer auch eine Software sein, mit der die verschiedenen Kunden in den fremden Ländern korrekt abgerechnet werden können.
Reverse-Charge-Verfahren – Berücksichtigung bei der Rechnungserstellung
Das Reverse-Charge-Verfahren ist eine der wichtigsten Regeln beim Erstellen von Rechnungen für Kunden im EU-Ausland und für Drittländer wie zum Beispiel die Schweiz und die Vereinigten Staaten von Amerika. Basis des Verfahrens ist eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Statt der Nennung des Umsatzsteuerbetrages auf der Rechnung muss auf dem Dokument der Hinweis stehen, dass die Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger liegt. Diese Information ist für das Finanzamt von großer Bedeutung. Ein gutes Buchhaltungsprogramm muss auch diese Regelung automatisch bei der Erstellung der Rechnung erkennen, sodass in der Spalte mit den Beträgen keine Umsatzsteuer erscheinen darf. Diese komplizierten Regelungen sind die Grundlage für das internationale Steuerrecht, mit dem unter anderem Steuerkarusselle vermieden werden sollen. Gemeldete und einbehaltene Beträge können üblicherweise von den örtlichen Finanzämtern und den Bundesämtern, die für den Außenhandel zuständig sind, mühelos abgeglichen werden.
Kontrolle der Buchhaltung
Wenn eine Software nach Maß mit den korrekten sowie aktuellen gesetzlichen Vorschriften programmiert ist, dann läuft die Erstellung der Rechnungen für den Handelsverkehr im Inland und mit dem Ausland reibungslos. Dennoch macht es auch bei der besten Software Sinn, eine stichprobenartige Kontrolle durchzuführen. Insbesondere in Zeiten, in denen Hacker immer wieder einmal versuchen Schaden anzurichten, ist die regelmäßige Durchsicht der Ausgangsrechnungen eine gute Entscheidung. Geübte Buchhalter erkennen schon beim Durchblättern eines Ordners in Papierform oder auch am Bildschirm Fehler oder Unregelmäßigkeiten. Zudem gibt es auch Plausibilitätskontrollen, die das Arbeiten erleichtern und für perfekte gestellte internationale Rechnungen sorgen.
