Strukturiert, effektiv und produktiv arbeiten mit Hilfe der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist ein bewährtes System aus der Arbeitsplatzorganisation und wurde ursprünglich in Japan entwickelt. Die 5S stehen für Sortieren, Systematisieren, Saubermachen, Standardisieren und Selbstdisziplin. Sie unterstützt Sie dabei, sich eine gut organisierte Arbeitsumgebung schaffen.

Sortieren

Sortieren Sie Ihre Arbeitsutensilien und trennen Sie sich von Unnötigem! Gegenstände, bei denen Sie nicht sicher sind, kommen in eine „Quarantäne“-Ecke: was nach einem gewissen Zeitraum (beispielsweise nach einem Jahr) immer noch nicht gebraucht wurde, kann getrost weggeschmissen werden. Nur wichtige Dinge, beispielsweise Dokumente, die nicht mehr benötigt, aber auch nicht entsorgt werden dürfen, kommen ins Archiv. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick, was Sie wirklich für ihre Arbeit benötigen.

Systematisieren

Strukturieren Sie ihren Arbeitsplatz! Alle Dinge haben ihren festen Platz und werden von wichtig nach unwichtig eingeteilt: Ständig benötigte Utensilien liegen griffbereit, Gegenstände, die Sie täglich mehrmals verwenden, kommen in unmittelbare Nähe, wenig gebrauchtes findet seinen Platz im Schrank. Nach diesem Prinzip-je unwichtiger, desto weiter weg-teilen Sie ihre Arbeitsgegenstände weiter ein in „Brauche ich oft“ bis zu „Brauche ich fast nie“. Nun strukturieren Sie weitere Arbeitsabläufe auf diese Weise. Teilen Sie zum Beispiel ihre Vorgänge ein in „Heute zu erledigen“(rotes Fach), „diese Woche fertig bearbeiten“ (grünes Fach) und „Weiterleiten“ (gelbes Fach). Eine farbige Markierung erleichtert die Zuordnung.

Saubermachen

Sorgen Sie für Sauberkeit! Reinigen Sie ihren Arbeitsplatz gründlich, prüfen Sie Arbeitsgeräte auf Tauglichkeit und reparieren oder entsorgen Sie kaputte. Wenn Sie jeden Tag fünf Minuten zum Aufräumen verwenden, bleibt ihr Platz garantiert in Ordnung.

Standardisieren

Definieren Sie Regeln! Täglich fünf Minuten ihren Arbeitsplatz saubermachen, Vorgänge kategorisieren, Papiere direkt einordnen-solche Vorgaben helfen, die aufgebaute Struktur einzuhalten.

Selbstdisziplin

Halten Sie ihre Standards ein! Denn diese Regeln helfen Ihnen, nicht wieder ins Chaos abzugleiten.

Die 5S-Methode bedeutet anfangs einen zusätzlichen Zeitaufwand. Mittelfristig hilft sie, Arbeitsabläufe zu verbessern und effektiver zu arbeiten – eine strikte Einhaltung der Prinzipien ist allerdings unerlässlich.