Ohne Stress in den Urlaub – das sollte man vorher im Büro erledigen
Stressfrei in den Urlaub fahren – wer wünscht sich das nicht? Und doch kommt bei vielen der Anruf aus dem Büro, weil es doch eine dringende Frage gibt. Das muss nicht sein. Mit einer professionellen Urlaubsübergabe stellen Sie sicher, dass in Ihrer Abwesenheit alles rundläuft und Sie nicht weiter an die Arbeit denken müssen. Auf diese Dinge kommt es an.
Urlaub mit Vorlauf im Büro ankündigen
Eine gute Urlaubsübergabe beginnt gut zwei Wochen vor Urlaubsbeginn. Zu dem Zeitpunkt sollten Sie den Urlaub im Kollegium ankündigen. Und Sie sollten bestimmen, wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt. Falls der Stellvertreter nicht ohnehin feststeht, sollten Sie jemanden wählen, der den Aufgaben gewachsen ist.
Als Nächstes bereiten Sie die Übergabe gezielt für diese Person vor. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz so auf, dass Stellvertreter in Ihrer Abwesenheit wichtige Materialien und Dokumente schnell finden. Am einfachsten geht das mit einem digitalen Archiv und einer strukturierten IT-Infrastruktur. Doch das allein reicht selten. Bereiten Sie ein Übergabedokument vor.
Übergabedokument aufsetzen und durchsprechen
In der Woche vor dem Urlaub setzen Sie dieses auf. Sammeln Sie alle laufenden Aufgabenbereiche. Vergeben Sie Prioritäten. Ihr Stellvertreter muss wissen, wo es während Ihrer Abwesenheit akuten Handlungsbedarf gibt und welche Dinge bis zu Ihrer Rückkehr warten können.
Das sollten Sie im Übergabedokument zu den Aufgaben festhalten:
- aktueller Stand und Priorität der Aufgabe
- Ansprechpartner mit Informationen zu dieser Aufgabe
- Archivbereich, Ordner oder Ablage zu dieser Aufgabe
- Fristen und Termine während Ihrer Abwesenheit
Strukturieren Sie Bereiche so, dass man mit dem Übergabedokument schnell die richtigen Informationen findet. Mit dem ausgedruckten Übergabedokument machen Sie in Ruhe ein Treffen mit Ihrem Stellvertreter. Klären Sie mögliche Fragen. Bei dringenden Projekten sollten Sie die Kunden vorab informieren, dass Sie sich während Ihrer Abwesenheit an die Stellvertretung wenden können. So bauen Sie Brücken.
IT-Zugänge, E-Mail-Verkehr und Abwesenheitsnotiz
Verschaffen Sie der Vertretung IT-Zugänge, mit denen sie Informationen einholen und Aufgaben erledigen kann. Der Zugang zur Rechnungssoftware kann an der Stelle relevant sein, sobald es um Haushaltsfragen geht. In einer modernen IT-Infrastruktur muss man nur einige Zugangsberechtigungen anpassen. Die letzten Schritte können Sie zusammen mit Ihrer Urlaubsvertretung erledigen. Das unterstützt Kollegen beim Einstieg.
Am Tag vor Ihrem Urlaub kommt der letzte Schritt. Richten Sie eine E-Mail-Weiterleitung ein. So landen Ihre Mails direkt im Postfach der zuständigen Vertretung. Außerdem sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz aufsetzen. Mit dieser informieren Sie alle Menschen, die Ihnen im Urlaub mailen, automatisch über Ihre Abwesenheit.
Wählen Sie eine freundliche und kurze Standardformulierung. Halten Sie fest, wann Sie wieder im Büro erreichbar sind. Nennen Sie Ihre Urlaubsvertretung. Teilen Sie kurz mit, ob Kunden sich nur in dringenden Fällen melden sollen oder ob die Stellvertretung wie gewohnt für alle Fragen zur Verfügung steht.
