Wie erstelle ich eine Abschlagsrechnung?

Es gibt verschiedene Branchen in denen es von zeit zur Zeit schon mal vorkommen kann, dass finanziell in Vorleistung gegangen werden muss. Insbesondere im Dienstleistungsgewerbe kommt dies verstärkt vor. Das richtige Erstellen einer Abschlagsrechnung ist daher für einige Unternehmer notwendig und unabdingbar zugleich. Was aber gilt es zu beachten?

Was muss enthalten sein?

Zunächst einmal sollte die Abschlagsrechnung als solche zwingend ersichtlich sein. Idealerweise ist das Wort „Abschlagsrechnung“ auf der Rechnung klar zu sehen. Sollten mehrere Abschlagsrechnungen gleichzeitig erstellt werden empfiehlt sich eine Nummerierung. Hierbei sei erwähnt, dass es sich bei der Nummer nicht um die Rechnungsnummer handelt sondern vielmehr um die Anzahl der jeweiligen Rechnung. Wenn die Leistung noch nicht erbracht wurde sollte die Rechnung zwingend einen verbindlichen Lieferzeitpunkt enthalten.

Weitere Vorschriften für den Abschlag und die Endrechnung:

In Verbindung mit der Abschlagsrechnung steht am Ende eine Gesamtrechnung. Dies sollte von Anfang an schon bei der Rechnungserstellung berücksichtigt werden. Es versteht sich von selbst, dass bei der Endrechnung bereits geleistete Teilzahlungen vom Gesamtbetrag abgezogen werden müssen. Die Umsatzsteuerangaben müssen in diesem Zusammenhang nicht nur enthalten, sondern auch vollständig und korrekt sein. Präzisionsarbeit ist dabei sehr bedeutsam. Ein häufiger Fehler liegt dabei, dass die Umsatzsteuer dem Kunden zweimal in Rechnung gestellt wird: Beim Abschlag und bei der Endrechnung. Dabei hat der Kunde ja schon beim Abschlag die Umsatzsteuer entrichtet, so dass lediglich die fehlende Differenz bei der Endrechnung besteuert werden darf.

Vorleistung und Anzahlungen in der gängigen Praxis:

Vielen Unternehmern ist nicht klar, wann Teilzahlungen in Rechnung gestellt werden dürfen. In der Bundesrepublik Deutschland gibt es keinerlei Bestimmungen wann und in welcher Höhe Teilzahlungen geleistet werden dürfen oder müssen. Anzahlungen können jeder Zeit vorgenommen werden und unterliegen den Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Kunde. Neben den Anzahlungsmodalitäten wird in der Regel auch der Lieferzeitpunkt bestimmt. In der Praxis erfolgen häufig erst Anzahlungen bis die Restsumme dann nach vollständiger erbrachter Leistung beglichen wird.