Jahresarbeitszeit berechnen: So behalten Sie den Überblick

In der betrieblichen Praxis muss häufig berechnet werden, wieviele Stunden Mitarbeiter verfügbar sind. Beispielsweise zur Auslastungsplanung oder zur Kalkulation von Stundensätzen.
Mitarbeiter sind jedoch nicht immer gleichmäßig anwesend. Daher wird meist eine Durchschnittsberechnung vorgenommen, um ungefähre, planbare Jahresarbeitszeiten zu ermitteln. Hierbei sind einige wichtige Regeln zu beachten, damit beispielsweise Schichtarbeiter oder Personal in Teilzeitbeschäftigung korrekt angesetzt wird.

Grundsätzliche kalkulatorische Berechnung

Eine angenommene Jahresarbeitszeit lässt sich wie folgt errechnen:

Anzahl der Jahresarbeitstage abzüglich Feiertage, Urlaub und einer durchschnittlichen Summe Krankheitstage.

Hier ist zu berücksichtigen, dass je nach Bundesland unterschiedliche Feiertage gelten, und gegebenenfalls konfessionsabhängige Feiertage beansprucht werden können.
Für die Anzahl der Krankheitstage können Sie entweder die konkrete Quote im Betrieb einsetzen, oder aber statistische Durchschnittswerte annehmen. Diese werden unter anderem vom statistischen Bundesamt veröffentlicht. Die Anzahl der Arbeitstage mal der durchschnittlichen Arbeitszeit pro Tag ergibt dann die durchschnittliche Jahresarbeitszeit, die ein Mitarbeiter theoretisch zur Verfügung stehen kann. Für Mitarbeiter, die eine 40-Stunden-Woche mit fünf Arbeitstagen leisten, stehen rund 1700 Stunden pro Jahr an zu leistenden Arbeitsstunden auf der Agenda. Personal, welches einen 38-Stunden Vertrag hat, kommt hier auf knappe 1600 Stunden pro Jahr.

Warum Arbeitszeit nicht gleich Arbeitszeit ist

In der Realität lassen sich die konkreten Werte nicht so einfach berechnen. Oft gelten Regelungen zu Bildungsurlaub, Sonderurlauben aufgrund von Heirat oder Todesfällen in der Familie, vorgeschriebenen Weiterbildungen und anderen Gründen bezahlter Abwesenheit. Des weiteren sind Teilzeitkräfte oder Schichtarbeiter, die feste freie Tage in der Woche haben, kniffelige Fälle. Hier gelten spezielle Regeln, wie ein freier Tag zu werten ist, der auf Gesetzliche Feiertage fällt.
Kommen hier noch sporadische, tageweise Arbeitsausfälle hinzu, ist die gesamte Rechnung aufgrund gesetzlicher Regelungen non-trivial. Hier kann spezialisierte Software helfen, den Überblick zu behalten und keine gesetzlichen Vorgaben zu übersehen.
Ganz komplex wird es, wenn eine Teilzeitbeschäftigung mit unterschiedlichen Stunden pro Tag und/oder zusätzlicher Gleitzeitregelung auf Krankheit oder tageweisen Urlaub trifft.

Zusätzlich zu beachtende Regeln

Weiterhin sind gesetzliche Regularien wie das Arbeitszeitgesetz zu beachten. Hier werden Höchstarbeitszeiten und deren Berechnung über längere Zeiträume festgelegt. Gleiches gilt für Pausen- und Ruhezeiten. Hier gibt es für spezielle Branchen Ausnahmeregelungen, wie für medizinisches Personal, Wachdienste, Viehhaltung und Gastronomie. Gerade hier, wo aufgrund von Notfällen oder Versorgung von Lebewesen oft unregelmäßige Arbeitseinsätze folgen, sind dafür umso penibler gesetzlich vorgeschriebene Ausgleichszeiten einzuhalten. Spätestens mit dem Urteil des EuGH vom 14.5.2019 ist eine Arbeitszeiterfassung Pflicht, sodass ein Unternehmen einigen Verantwortlichkeiten rund um die korrekte Erfassung und Planung von Arbeitszeiten nachkommen muss.