Rettungsboot aus der Email-Flut

Jeder Büroarbeiter kennt das Problem: Neben der „normalen“ Geschäftspost werden wir durch eine Flut von Emails überschwemmt. Unsere Zeit wird geraubt, der Überblick geht verloren, und wir drohen zu versinken. Doch die Rettung kommt im einfachen Boot mit effektiven Hilfsmitteln.

Emails zu festen Zeiten abrufen und bearbeiten

So wie der Postbote nur einmal am Tag kommt, reicht es in den meisten Fällen, auch den elektronischen Posteingang einmal, je nach Arbeitsbereich vielleicht zweimal täglich zu sichten. Schalten Sie am besten den Eingangston und die grafische Meldung aus. Das lenkt nur ab und stiehlt Ihnen die Zeit, die Sie zum Arbeiten benötigen.

Emails filtern

Jedes Emailprogramm verfügt über die Möglichkeit, Filter einzurichten. Diese sind ein wichtiger Rettungsanker: Wenn Sie von vornherein die Nachrichten automatisch bestimmten Bereichen zuordnen lassen, fällt die Flut um die Hälfte. Ein Ordner für Newsletter leert den Posteingang weiter. Diesen können Sie immer noch sichten, wenn wenig anderes zu tun ist. Bei der Gelegenheit bietet es sich übrigens an zu prüfen, ob diese Newsletter wirklich mal Relevantes enthalten. Oft ist das nicht der Fall, jetzt ist der Zeitpunkt, sich abzumelden.

Das Postfach aufräumen

Wenn Sie zum festgelegten Zeitpunkt den Posteingang bearbeiten, gehen Sie am besten systematisch vor: Einen Teil der Nachrichten müssen Sie lediglich zur Kenntnis nehmen. Verschieben Sie diese dann in einen thematischen Ordner. Manche Nachrichten erfordern keinen großen Aufwand. Die Bearbeitung nimmt man am besten sofort vor. Eine schnelle Antwort erledigt diese Art von Nachrichten, Sie müssen sie nicht noch mal aufrufen. Nachrichten, die zu einem Projekt gehören und einen größeren Aufwand erfordern, wandeln Sie in eine Aufgabe oder einen Termin um. So erscheint dieser in Ihrem Kalender und Sie planen ihn an einem sinnvollen Platz in Ihren Arbeitstag ein.

Wenn Sie diese drei Grundsätze beachten, erreichen Sie mit Sicherheit ein ruhigeres Fahrwasser!