Rechnungsnummern vergeben: Darauf sollten Sie achten
Nach dem § 14 des Umsatzsteuergesetzes gehört eine Rechnungsnummer zu den Pflichtangaben. Demnach muss für jede Leistung oder Lieferung, welche zur Abrechnung kommt, eine Nummer für die Rechnung vergeben werden. Als Ausnahme gelten Kleinrechnungen unter 150 Euro. Damit jede ausgestellte Rechnung einmalig bleibt, erhält sie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Damit wird sichergestellt, dass der Geschäftsvorfall eindeutig zugeordnet werden kann. Dies ist wichtig, wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung durchführt. Bei einer Bemängelung des Betriebsprüfers könnte es zu einer Verwerfung der gesamten Buchführung kommen.
Der Gesetzgeber lässt den Aufbau der Rechnungsnummer offen, solange das benutzte Schema eine einfach zu kontrollierende und unmissverständliche Zuordnung zu den Geschäftsvorfällen ermöglicht. Die Vergabe in einem Nummernkreis als fortlaufende Rechungsnummer muss nicht zwingend lückenlos vergeben werden. Es muss jedoch gewährleistet und auf einfache Weise zu überprüfen sein, dass Rechnungsnummern nur einmalig vergeben worden sind.
Ihnen, als Rechnungsaussteller bleibt bei der Erstellung von Rechnungsnummern ein großer Spielraum offen. Je nachdem wie groß das Unternehmen ist, können viele separate Nummernkreise angelegt werden, solange die Nummern für die Rechnungen einmalig vergeben werden. Sie können dabei zeitliche, geografische oder organisatorische Bereiche abgrenzen. Nur muss jede Rechnung einfach und eindeutig einem bestimmten Nummernkreis zugeordnet werden können. Eine Serie fortlaufende Rechnungsnummer, die den Anforderungen nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass entsprechen, kann eine oder mehrere Buchstaben- oder Zahlenreihen aufweisen oder eine Kombination daraus.
Vom Finanzamt werden nur Rechnungen akzeptiert, wenn sie mit einer ordnungsgemäßen Rechnungsnummer versehen sind. Es ist ratsam, Rechnungsnummern so kurz wie nur möglich zu gestalten. Damit wird allen Mitarbeitern, wie auch dem Kunden, die Arbeit mit der fortlaufende Rechnungsnummer erleichtert.
