Elektronische Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard
Die moderne Rechnungsstellung – kurz erläutert
ZUGFeRD ist der Begriff des einheitlichen Datenformates für Rechnungen, die auf dem elektronischen Wege erstellt werden. Diese Version steht den interessierten Unternehmen kostenlos zur Verfügung. Die bekannte eRechnung muss so aufbewahrt werden, dass keine nachträglichen Änderungen durchgeführt werden können. Die Rechnungen im PDF/A-3 Format ermöglichen, eine XML-Rechnung in ein PDF zu ziehen. An dieser Stelle werden die Rechnungsdaten XML und gleichzeitig das Rechnungsbild PDF gemeinsam übermittelt. Die Version PDF/A-3 realisiert die erforderliche revisionssichere Archivierung, die von der Finanzverwaltung vorgeschrieben wird. Das Format entspricht den Voraussetzungen der internationalen Standardisierung und wird im Ausland anerkannt.
Ziel des Verfahrens
Warum soll das Verfahren eingesetzt werden? Die elektronischen Rechnungen können empfangen und versandt werden wie die herkömmlichen Papierrechnungen. Der Austausch der Rechnungen ist stark vereinfacht und geht zeitnah vonstatten. Der IT-Wirtschaftszweig und die Software-Branche befürworten diese Lösung. Die Offerten diesbezüglicher Anbieter werden präsentiert, sodass die Erstellung der Rechnungen in dieser Version mithilfe der bekannten Buchhaltungs- und ERP-Software realisierbar ist. Die ZUGFeRD-Datei ersetzt komplett die Papierrechnungen, was selbstverständlich zu Kostenreduzierungen führt. Der cloudbasierte Service extrahiert die XML-Daten und leitet diese gemeinsam mit den PDF/A3-Daten an die Microsoft-Anwendung, sodass die Buchungsdaten zeitnah verfügbar sind.
Vorteile sind: Vermeidung von Übertragungsfehlern. Die Bezahlung erfolgt schneller aufgrund der einfachen Bearbeitung. Die rasche Zustellung, die Zeit- und Kostenersparnis sollten nicht unerwähnt bleiben; große Unternehmen berücksichtigen diese Vorteile.
Drei Versionen werden von entsprechenden Anbietern, die über die erforderliche Software in ihrem Leistungsspektrum verfügen, offeriert:
Das Basic-Profil ist für einfache Standardrechnungen gedacht. Zusätze können als Freitext integriert werden. Das Comfort-Profil beinhaltet die vollautomatische Rechnungsverarbeitung, während das Extended Profil für den branchenübergreifenden Rechnungstausch nutzbar ist. Diesbezügliche Anbieter erleichtern Ihnen die Nutzung dieser Version. Sie können mithilfe von Unternehmen und deren ausgebildeten Mitarbeitern die Abläufe reibungslos realisieren und die moderne Art der Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen verwirklichen.
Fazit
Die mit diesem Verfahren erstellte Rechnung besteht aus zwei Teilen:
Der Rechnungsempfänger kann seine im ZUGFeRD Verfahren erstellte Rechnung wie jede beliebige PDF Datei lesen. Gleichzeitig werden Daten gespeichert, die automatisiert gelesen werden. Im Klartext können mittelständische Betriebe ihre Rechnungen genauso effizient bearbeiten wie große Konzerne, die ihre gesamte Rechnungssparte automatisiert erledigen. Sie können Ihre Rechnungen, die in der erläuterten Version erstellt wurden sowohl manuell, als auch automatisch bearbeiten. Der Versand erfolgt im ZUGFeRD-Format. Das Datenformat muss nicht im Voraus abgestimmt werden.
