Keine Angst vor einer Betriebsprüfung – Verfahrensdokumentation einfach gemacht

Eine Betriebsprüfung hört sich zunächst sehr einschüchternd an. Viele verbinden damit, dass vor allem große Unternehmen geprüft werden, um Unklarheiten in der Buchführung, Steuerhinterziehung und Schwarzarbeit aufzudecken. Doch eine Prüfung ist auch bei Kleinunternehmern, Freiberuflern und Selbstständigen ohne jegliche Angestellte möglich. Es kann also tatsächlich jeden treffen – Und es schadet nie, gut darauf vorbereitet zu sein.

Laut §§193 – 207 der Abgabenordnung (kurz AO) kann bei jedem Steuerpflichtigen eine Betriebsprüfung durchgeführt werden. Geprüft werden dann beispielsweise die Lohnsteuer, die Umsatzsteuer oder die Verfahrensdokumentation. Eine Prüfung wird in der Regel angekündigt. Besprechen Sie diese mit Ihrem Steuerberater, der wiederum alle notwendigen Schritte einleiten und Sie während der Prüfung fachlich unterstützten wird.

Belege wie Rechnungen, die elektronisch verarbeitet werden, müssen gemäß der GoBD-Richtlinien behandelt und gespeichert werden. Im Rahmen der Prüfung Ihrer Verfahrensdokumentation müssen Sie damit rechnen, dass Ihnen Fragen gestellt werden wie etwa, in welcher Form und wo Sie Ihre Daten speichern, wie diese geschützt sind und wie der gesamte Ablauf vom Scannen bis zum Speichern abläuft. Dafür sind entsprechend lückenlose, übersichtliche Nachweise zu liefern.

Sinn und Zweck der Betriebsprüfung Ihrer Verfahrensdokumentation ist herauszufinden, ob die Buchführung korrekt ist. Ergeben sich Differenzen in der Buchführung oder sind manche Angaben schlicht nicht nachvollziehbar, können die Prüfer im Ernstfall davon ausgehen, dass hier Schwarzarbeit oder ein höherer Gewinn als der versteuerte verheimlicht wurden. In diesem Fall werden Ihre Einnahmen geschätzt. Eine Schätzung ist wiederum selten im Sinne des Unternehmers, fällt also häufig negativ für Sie aus.

Damit Sie einer angekündigten Betriebsprüfung Ihrer Verfahrensdokumentation beruhigt entgegen treten können, bietet Ihnen z. B. Lexoffice die Möglichkeit, völlig unkompliziert einen lückenlosen, GoBD-konformen Nachweis zu erstellen. Lexoffice gestaltet die Buchung Ihrer Belege so bequem wie möglich. Per App können Sie Belege direkt einpflegen und sichern. Steht eine Prüfung an, fordern Sie Ihre benötigten Unterlagen ganz einfach an und können diese vorlegen. Das vereinfacht nicht nur für Sie den Nachweis Ihrer Buchführung, sondern genauso für Ihren Steuerberater sowie für die Prüfer selbst.

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