Rechnungen richtig speichern: Dokumentationspflicht nach GoBD

Die GoBD legen fest, nach welchen Kriterien Rechnungen gespeichert und aufbewahrt werden müssen. Ein wichtiger Grundsatz ist dabei die Unveränderbarkeit von Buchungen. Darunter versteht man, dass jede Änderung, die an einer Rechnung vorgenommen wird, dokumentiert wird. Dabei dürfen allerdings nur solche Änderungen vorgenommen werden, durch die der ursprüngliche Inhalt der Rechnung nicht geändert wird. Um dies gewährleisten zu können, ist ein eigenes Dokumentenmanagement nötig, da es nicht ausreicht, die Dateien lediglich auf einer Festplatte zu speichern. Bei der Erstellung von Rechnungen ist auch darauf zu achten, in welchem Dateiformat sie gespeichert werden. Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen, wie z.B. Word, sind dafür nicht geeignet und werden bei einer Betriebsprüfung auch nicht anerkannt.

Auch sind bei Rechnungen genau festgelegte Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Innerhalb dieser Fristen muss dafür Sorge getragen werden, dass die Dateien vor einer möglichen Manipulation geschützt sind und auch im Falle einer fehlerhaften Festplatte gesichert sind. Darüber hinaus muss die Lesbarkeit der Dateien über die Aufbewahrungsdauer gewährleistet sein. Um diese Bedingungen erfüllen zu können, bedient man sich einer speziellen Buchhaltungssoftware, um die Anforderungen, die die GoBD an die Buchhaltung stellen, automatisch umsetzen zu lassen. All diese Regeln dienen also dem Ziel, die Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Lesbarkeit von Rechnungen zu gewährleisten. Seit im Jahre 2011 die elektronische Rechnung mit der Papierrechnung gleichgestellt wurde, ist auch die vollständige digitale Archivierung von Rechnungen möglich. Dieses Gesetz hat für Unternehmer einerseits Vorteile mit sich gebracht, aber andererseits auch neue Regelungen, auf die ständig geachtet werden muss.