E-Mail-Archivierung nach GoBD
Die E-Mail-Aufbewahrung ist für deutsche Unternehmen eine gesetzliche Pflicht. Je nach Rechtsform des Unternehmens, Tätigkeitsbereich und Inhalt der E-Mail kommen unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen in Frage. Besonders erwähnenswert sind diesbezüglich das deutsche Handelsgesetzbuch (HGB) sowie das Steuerrecht.
Welche E-Mail-Inhalte sind aufzubewahren?
Der Archivierungspflicht unterliegen laut § 147 Abgabenordnung (AO) Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe und andere Unterlagen, die aus steuerrechtlicher Sicht von Relevanz sein können. Eine wesentliche Bedeutung kommt unter anderem Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüssen, Inventar und Lageberichten, Büchern und sonstigen Aufzeichnungen zu.
Die Unternehmen archivieren ihre E-Emails nicht nur aufgrund rechtlicher Rahmenbedingungen, sondern auch infolge vertraglicher Verpflichtungen. Darüber hinaus werden die E-Mails auf freiwilliger Basis aufbewahrt, wobei die Beweggründe für diese Vorgehensweise unterschiedlich sind. Unabhängig davon muss die E-Mail-Archivierung DSGVO- und TKG-konform sein.
Form und Dauer von E-Mail-Archivierung
Die Abgabenordnung (AO) und GoBD schreiben vor, dass die E-Mails revisionssicher archiviert werden. Dies bedeutet, dass sie während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sowie maschinell lesbar sein sollten. Zudem müssen die E-Mails in einer vollständigen und manipulationssicheren Form aufbewahrt und bei der Kontrolle zugänglich gemacht werden.
Die Dauer der Archivierungspflicht hängt vom Inhalt der E-Mail ab und ist mit den allgemeinen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen verbunden. Grundsätzlich müssen Buchungsbelege zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe gilt eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht. Zugleich sind besondere rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten.
Fazit
Die E-Mail-Aufbewahrung gemäß den geltenden Vorschriften, darunter GoBD, ist der springende Punkt für alle deutschen Unternehmen, die ihre internen Dokumente und Unterlagen revisionssicher archivieren wollen. Weil sich die gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen von Fall zu Fall unterscheiden können, empfiehlt sich eine kompetente Fachberatung.
