Übersicht über Lohnbuchhaltung-Tools
Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind zahlreiche gesetzliche Vorschriften und Vorgaben einzuhalten, die ohne eine spezielle Software für die Lohnbuchhaltung kaum zu bewältigen sind. Das richtige Lohnbuchhaltungsprogramm kann die Arbeit in der Lohnbuchhaltung sehr erleichtern und vereinfachen. Allerdings sollten Sie bei der Wahl der entsprechenden Software auf einige Kriterien achten:
Ein Kriterium ist die Anzahl der Mitarbeiter, die abgerechnet werden sollen und welche Lohnarten wie zum Beispiel Minijobs, Teilzeitarbeit oder Baulohn werden gebraucht. Neben den Anforderungen in Bezug auf Ihre Lohnbuchhaltung ist auch wichtig, welche Anforderungen Sie an die Software stellen. Mit einer cloudbasierten Software sind alle Daten überall verfügbar. So können Sie eventuell Ihre Lohnbuchhaltung auch bei Engpässen einmal zu Hause erledigen. Manchmal werden auch bestimmte Schnittstellen zu anderen Tools gebraucht oder verschiedene Module für z.B. Reisekostenabrechnung oder zur Verwaltung von Fehlzeiten. Sollen mehrere Firmen mit dem Programm abgerechnet werden, wird eine mandantenfähige Software notwendig.
Wichtig ist ein GKV-Zertifikat. Aus dem geht hervor, ob die Krankenversicherungen richtig abgerechnet und die Übermittlung der Daten an die Krankenversicherungsträger vom Sozialversicherungsträger akzeptiert werden. Neben dem GKV-Zertifikat sollte für die Übermittlung der Daten an die Krankenversicherungsträger eine DAKOTA Schnittstelle vorhanden sein. Für die Lohnsteueranmeldung ist eine ELSTER Schnittstelle mit allen notwendigen Bescheinigungen wichtig. Ein visueller Assistent vereinfacht die Dateneingabe und prüft zugleich die eingegebenen Daten auf Plausibilität. Ein Lohnbuchhaltungsprogramm mit der Funktion einer Testabrechnung ergänzt den Assistenten, um eventuelle Fehler zu finden und noch korrigieren zu können.
Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung werden oft auch kostenlose Programme angeboten. Dabei handelt es sich meistens um Lohnbuchhaltungsprogramme, die weniger Funktionen bieten als die entsprechende kostenpflichtige Variante und/oder nach einer bestimmten Anzahl von Abrechnungen kostenpflichtig registriert werden müssen. Werden kostenlose Programme zur Verfügung gestellt, sind diese jedoch ideal, die entsprechende Software vor dem Kauf gründlich zu testen. So können Sie feststellen, ob alle notwendigen Anforderungen, wie ELSTER und DAKOTA Schnittstelle sowie GKV-Zertifikat, erfüllt werden und das Programm Ihren Ansprüchen gerecht wird.
