Rechnung per E-Mail versenden: Die elektronische Rechnung

Ist die Papierrechnung ein Auslaufmodell? Hat eine elektronische Rechnung den gleichen Stellenwert?

Wenn Sie zum ersten Mal eine Rechnung per E-Mail bekommen, werden Sie sich diese Fragen vermutlich stellen. Vielleicht schreiben Sie auch selbst Rechnungen und fragen sich, ob es nicht möglich wäre, die alte Vorgehensweise durch eine zeitgemäße elektronische Variante zu ersetzen.

Was ist gleich – was ist anders?

Es gibt gesetzliche Regeln über das korrekte Erstellen von Rechnungen. Im Umsatzsteuergesetz (UStG), §14, werden diese Vorschriften aufgeführt. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Datum
  • Name und Anschrift des Rechnungserstellenden (Leistungserbringer)
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (Kunde)
  • Ebenfalls dazu gehören die Steuernummer des Rechnungsstellers und/oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, außerdem eine korrekte
  • Rechnungsnummer

Selbstverständlich muss auch die genaue Bezeichnung der gelieferten Ware oder Dienstleistung aufgeführt werden.

Unterschrift oder qualifizierte elektronische Signatur?

Diese Vorschriften gelten ebenfalls für die elektronische Rechnung, die auch als E-Invoicing bezeichnet wird. Nicht verbindlich ist dagegen eine eigenhändige Unterschrift des Rechnungserstellenden. Auf der Papierrechnung oft noch üblich, wäre das bei E-Invoicing nicht möglich. Bis 2011 musste stattdessen eine qualifizierte elektronische Signatur enthalten sein. Das ist inzwischen nicht mehr notwendig. Wichtig ist aber, dass der Empfänger der Rechnung per E-Mail diesem Verfahren vorab ausdrücklich zugestimmt hat.

Rechnungserstellung und Ablage

Üblicherweise werden Rechnungen in einem Ordner abgeheftet, bis das Original zum Beispiel bei der Steuererklärung oder Versicherung eingereicht wurde. Erfolgt die Rechnungserstellung elektronisch, dann muss die Rechnung auch als elektronische Datei archiviert werden, und zwar genau in dem Format, in dem Sie die Rechnung erstellt oder bekommen haben. Während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren müssen elektronische Rechnungen jederzeit lesbar sein. Das Speichermedium darf nicht veränderbar sein. Einmal beschreibbare Speichermedien werden als WORM bezeichnet. Das Kürzel steht für “write once, read many”.
Wurde die Rechnung als E-Mailanhang verschickt, muss die E-Mail selbst nicht aufgehoben werden.

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