Was ist eine Proforma Rechnung?
Als Proforma Rechnung, oder auch Handelsrechnung, bezeichnet man den Beleg zu einer Leistung oder Lieferung. Es handelt sich aber nicht um eine Zahlungsaufforderung. Dieser Beleg hat lediglich den Zweck, den Wert einer Leistung bzw. Lieferung nachzuweisen. Ähnliche Dokumente wären ein Angebot, ein Lieferschein oder der Entwurf einer Rechnung.
Grund für eine Proforma Rechnung
Häufig finden solche Rechnungen Anwendung bei Drittlandsgeschäften, also bei Überschreitung von Zollgrenzen für den Verkauf oder die Erbringung von Waren bzw. Leistungen. Verkaufen Sie außerhalb der EU, macht diese Art der Rechnung Sinn, und sie wird zusammen mit den Lieferdokumenten zur Zollanmeldung benötigt. Andere Anwendungsgebiete finden sich beispielsweise beim Versand kostenloser Mustersendungen oder in dem Fall, dass Sie mit Ihrem Kunden Vorkasse vereinbart haben. Auch bei Kulanzfällen oder Ersatzteillieferungen kommt diese Rechnungsart zum Einsatz. Ebenso wird für den Garantiefall, wenn es beispielsweise zum Warenaustausch kommt, häufig eine solche Rechnung benutzt. Darüber hinaus kann sie zu steuerlichen Zwecken benutzt werden.
Inhalte dieser Art von Rechnungen
Gesetzlich sind die Inhalte einer solchen Rechnung nicht festgelegt, aber sinnvollerweise sollten bei Drittlandsgeschäften diverse Bestandteile vorhanden sein wie Lieferant und Empfänger, Warenbezeichung und Warenwert, Menge und Gewicht der Ware, Angaben zu Art und Anzahl der Verpackung, Hinweis zum Ursprung der Ware sowie Liefer- und Bankkonditionen. Vorlagen und Muster finden sich im Internet.
Nutzbarkeit als Endrechnung?
Eine Proforma Rechnung muss ausdrücklich das Wort „Proforma“ enthalten und kann daher nicht als Endrechnung verwendet werden. Allerdings wird die Erstellung der Endrechnung erleichtert, indem Sie einfach das Wort „Proforma“ streichen und so eine „richtige“ Rechnung erhalten.
