Was ist ein Order-to-Cash-Prozess (OTC)?

Ausgehend von der deutschen Übersetzung bezieht sich ein Order-to-Cash-Prozess auf die gesamte, funktionsübergreifende Abwicklung eines Bestellvorgangs beginnend bei dem Bestellungseingang (Order) bis hin zur Begleichung der dazugehörigen offenen Forderung (Cash).
Dabei kommt er vor allem bei ERP-Systemen (Enterprise Ressource Planning-Systemen), die sich mit der Geschäftsressourcenplanung befassen, zum Einsatz. Hierbei ist SAP eines der bedeutendsten Anwendungsprogramme, bei dem der Order-to-Cash-Prozess zu finden ist.

Indem der OTC den gesamten Prozessablauf vom Eingang einer Bestellung bis zum Abschluss durch die Bezahlung durch den Kunden abbildet, stellt er die Lieferantensicht zu einem bestimmen Bestellprozess dar und ist somit stets der Vertriebsseite eines Unternehmens zuzuordnen.
Dabei durchläuft er typischerweise zunächst die Vorgänge ‘Bestellung’ durch den Kunden auf der Unternehmensseite und ‘Bestellbestätigung’, durch das Unternehmen an den Kunden, wodurch diesem signalisiert wird, dass seine Bestellung angekommen ist und bearbeitet wird. Nach der Bearbeitung der Bestellung durch das Unternehmen wird die Warensendung losgeschickt und der Kunde erhält einen ‘Lieferavis’ als Versandbestätigung. Nachdem die Ware tatsächlich zugestellt wurde, erhält das Unternehmen schließlich eine Warenempfangsbestätigung. Mit der Warensendung erfolgt zeitgleich überlicherweise die Zustellung der ‘Rechnung’ als nächstem wesentlichen Prozessablauf, woraufhin der Kunde den Rechnungsbetrag begleicht und das Unternehmen einen ‘Zahlunsgavis’ als Zahlungsnachweis erhält, womit der Order-to-Cash-Prozess abgeschlossen ist. Selbstverständlich kann der Prozess je nach Branche oder Bestellvorgang auch weitere Prozessschritte, beispielsweise bei Bestelländerungen, beinhalten und sich je nach Unternehmensstruktur und Geschäftsfeldern inhaltlich stark unterscheiden.

Inzwischen wird der umfassende Prozessablauf zumeist automatisch und elektronisch mit Hilfe von EDI-Nachrichten, die sich innerhalb der unterschiedlichen Industriezweige unterscheiden, abgewickelt. Durch den somit angewendeten elektronischen Datenaustausch laufen Prozesse wie der OTC vollkommen automatisch ab und es bedarf keiner menschlichen Einflussnahme. Dadurch können zusätzlich Ressourcen (Personal, Zeit) gespart werden und die Möglichkeit von Fehlern und Verzögerungen wird durch den vollautomatisierten Ablauf wesentlich verringert.

Schließlich wird der OTC hauptsächlich von SAP als ERP-System angewendet, wo er vom SD-Modul (Sales & Distribution) unterstützt wird.

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