GoBD: PDFs langfristig aufbewahren

Durch die fortschreitende Digitalisierung werden wichtige Dokumente häufig in Form von PDFs übermittelt und anschließende aufbewahrt. Die digitale Archivierung muss entsprechend korrekt und vor allem juristisch einwandfrei sein.
Damit die Archivierung digitaler Dokumente korrekt ausgeführt wird, gilt es spezielle Grundsätze, kurz GoBD, sowie den §257 HGB zu beachten.

Hinter dem GoBD, kurz für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ steckt ein umfangreiches Schriftwerk. In dem betreffenden Gesetzestext des §257 HGB finden sich konkrete Angaben zur Aufbewahrung von Unterlagen sowie den geforderten Aufbewahrungsfristen.
Der §257 HGB schreibt grob vor, dass Handelsbücher, Inventar, Abschlüsse, Bilanzen und einige mehr geordnet aufzubewahren sind. Darüber hinaus müssen auch empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben dieser Dokumente vom Kaufmann aufbewahrt werden. Das Gleiche gilt für Beleg für Buchungen in den zu führenden Büchern.

Um den GoBD zu entsprechen, sollten analoge Belege digitalisiert werden und Belege, welche bereits digital vorliegen im Original archiviert werden. Die digitale Archivierung manueller Belege funktioniert am einfachsten, indem die Dokumente gescannt werden. Eine digitale Kopie zu erzeugen, welche nicht veränderbar ist, funktioniert nur mithilfe spezieller Dienstleister.
Für die Archivierung der Belege, welche bereits als Original vorliegen, reicht es ausdrücklich nicht aus, die Belege auszudrucken und abzuheften. Dieses Vorgehen würde einen Vorstoß gegen die Vorschriften zur gesetzeskonformen Aufbewahrung darstellen. Auch die Archivierung von Emails reicht nicht aus. Die Original-Dateien müssen sicher und nachvollziehbar so archiviert werden, dass alle Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Für Unternehmen bietet eine digitale Archivierung ihrer Dokumente sogar einige Vorteile. Dazu gehört der neugewonnene Platz sowie der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf alle wichtigen Daten. Außerdem sind die Daten zumindest auf deutschen Servern sehr sicher. Auch um die Entsorgung nach der Wahrung der Aufbewahrungsfrist brauchen sich Unternehmen keine Sorgen mehr zu machen. Das Löschen der Daten funktioniert einfach, schnell und noch dazu sauber.