Ein durchdachter Kostenvoranschlag bringt allen wesentliche Vorteile

Als Unternehmer wissen Sie, dass sich viele Kunden für Projekte einen Kostenvoranschlag wünschen. Dieser dient als grobe Einschätzung, welche Kosten auf ihn zukommen, hilft aber auch Ihnen, von beginn an richtig zu kalkulieren und Projekte besser koordinieren zu können. im Wesentlichen ist ein Kostenvoranschlag unverbindlich, weil nur der voraussichtliche Arbeitsaufwand und das ungefähre benötigte Material veranschlagt werden.

Einen Kostenvoranschlag schreiben, aber richtig

Wenn Sie einen Kostenvoranschlag schreiben, müssen darin alle Kosten enthalten sein, die in Zusammenhang mit dem Auftrag für Sie entstehen. Dabei geht es um das Material, die Arbeitszeit, aber auch etwaige Fahrtkosten. Sie können die Kalkulation entweder auf Stundenbasis oder aufgrund der kompletten Tagessätze kalkulieren. Wichtig beim Kostenvoranschlag schreiben ist aber auch, dass Sie damit einen Zeitrahmen für die Auftragserledigung abstecken und festhalten, wie viele Korrekturrunden eingepreist sind. Auch wenn die Beträge unverbindlich genannt werden, musst Du in einem Kostenvoranschlag dafür die Umsatzsteuer und den Umsatzsteuersatz angeben.

Zwei Varianten beim Kostenvoranschlag schreiben

Grundsätzlich ist darauf hinzuweisen, dass es zwei Arten von Kostenvoranschlägen gibt. Zum einen ist der unverbindliche zu erwähnen, zum anderen der verbindliche und garantierte. Im ersten Fall geht es um eine grobe Schätzung der Kosten für die geplanten Arbeiten. Im zweiten Fall wird der genannte Preis definitiv zugesichert. Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei der zweiten Variante immer auch eine gewisse Form an Verfallsdatum beifügen, das heißt, Sie geben bekannt, bis wann dieser Preis für den Kunden genau gilt. Erfolgt die Beauftragung später, können auch die Kosten entsprechend steigern.

Auf Details achten

Beim Schreiben eines Kostenvoranschlages sollten Sie – unabhängig von der Form – einige Aspekte beachten. Denn eine grobe Schätzung allein reicht nicht aus, die Kostenplanung sollte schon möglichst genau sein. Wenn Sie auf Grundlage Ihres Voranschlags den Auftrag erhalten, müssen die angegebenen Kosten eingehalten werden. Denn bereits 10 bis 20 Prozent zusätzliche Kosten gelten als Kostenüberschreitung, die dem Kunden angekündigt werden muss.

Vorlage erleichtert das Schreiben des KV

Damit Sie nicht immer wieder das Dokument des Kostenvoranschlages einzeln neu ausstellen müssen, bietet Ihnen eine entsprechende Rechnungssoftware, die Vorlagen für Angebote und Auftragsbestätigungen enthält, eine wichtige Unterstützung. Denn die einmal eingegebenen Daten können später oft nur mit einem Klick in die passende Rechnung umgewandelt werden. Damit ersparen Sie sich Zeit und Aufwand und können alle Details, die für den entsprechenden Auftrag angefallen sind, einfach zusätzlich erfassen.

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