Die ersten eigenen Mitarbeiter: Was muss ich beachten?

Herzlichen Glückwunsch! Wenn Sie diesen Artikel lesen, verzeichnen Sie als Unternehmer so viel Erfolg, dass Sie Mitarbeiter benötigen. Die Freude über diesen Meilenstein sollte nicht von Unsicherheit überschattet werden. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen alle nötigen Informationen zur Verfügung

Wer darf Mitarbeiter einstellen?

Grundsätzlich darf jeder Unternehmer Mitarbeiter beschäftigen. Sind Sie jedoch Freiberufler, sollten Sie beachten, dass Sie diesen Status verlieren können. Möglicherweise erfüllen Sie die Voraussetzung der Eigenständigkeit nicht mehr.

Um Mitarbeiter einstellen zu können, benötigen Sie Ihre Betriebsnummer. Das gilt auch dann, wenn die Angestellten Minijobber und somit nicht sozialversicherungspflichtig beschäftigt sind. Ihre Betriebsnummer beantragen Sie unkompliziert bei der Bundesagentur für Arbeit.

Tipp: Häufig stammen die ersten Mitarbeiter aus dem persönlichen Umfeld. Möchten Sie ein Familienmitglied einstellen, ist das grundsätzlich erlaubt. Der Arbeitsvertrag darf sich jedoch nicht maßgeblich von den Verträgen Ihrer anderen Angestellten unterscheiden.

Die passende Beschäftigungsart wählen

Noch bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen, sollten Sie sich darüber klar werden, in welchem Umfang Sie seine Unterstützung benötigen. Entscheiden Sie sich für eine Voll- oder Teilzeitbeschäftigung und die genaue Beschäftigungsform.

• Ein Freiberufler unterstützt Sie als projektgebundener, aber dennoch externer Mitarbeiter. Legen Sie Wert darauf, dass keine Scheinselbständigkeit besteht.
• Minijobber dürfen höchstens 48 Stunden im Monat arbeiten und fungieren oftmals als Aushilfe.
• Werkstudenten sind nicht sozialversicherungspflichtig, dürfen jedoch nur maximal 20 Wochenstunden arbeiten.
• Sozialversicherungspflichtige Angestellte sind vollwertige Mitarbeiter Ihres Unternehmens.

Wie sieht ein guter Arbeitsvertrag aus?

Haben Sie sich für einen Mitarbeiter und eine Beschäftigungsform entschieden, können Sie einen Arbeitsvertrag aufsetzen. Dieser sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Tätigkeit und Arbeitsstunden pro Woche oder Monat
• Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses: Sind sie noch unsicher, ob Sie dauerhaft einen Mitarbeiter benötigen, empfiehlt sich ein befristeter Arbeitsvertrag.
• Höhe des Bruttogehalts sowie Zahlungsmethode und -zeitpunkt. Beachten Sie den gesetzlichen Mindestlohn von 12,41 Euro pro Stunde (Stand 2024).
• Urlaubstage und Informationen über die Lohnfortzahlung bei Krankheit
• Kündigungsfristen

Drucken Sie zwei Ausfertigungen des Arbeitsvertrages, die beide im Original unterschrieben sein sollten. Ein Exemplar behalten Sie, das andere Ihr Mitarbeiter.

Hier müssen Sie Ihre Mitarbeiter anmelden

Als Erstes müssen Sie Ihren Mitarbeiter beim Finanzamt anmelden. Die ELSTER-Software vereinfacht diesen Prozess. Nehmen Sie die Meldung sofort nach dem Abschluss des Arbeitsvertrages vor.

Im Anschluss kümmern Sie sich um die Anmeldung bei der Sozialversicherung. Ihr zentraler Ansprechpartner ist die Krankenkasse Ihres neuen Mitarbeiters. In den meisten Fällen müssen Sie das Arbeitsverhältnis bis zur ersten Entgeltabrechnung gemeldet haben. Manche Branchen wie das Handwerk verlangen jedoch auch eine Sofortmeldung. Hiermit soll Schwarzarbeit vorgebeugt werden. Zudem müssen Sie Ihren Mitarbeiter für die gesetzliche Unfallversicherung bei der IHK oder der Berufsgenossenschaft anmelden.