Alles Wissenswerte zum GoBD-konformen elektronischen Fahrtenbuch

Mit der Digitalisierung stehen große wie kleine Unternehmen zunehmend vor neuen Herausforderungen und Aufgaben. Eine davon ist es, die Anforderungen an die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung einzuhalten, welche seit 2015 von der Bundesregierung verordnet wurden und unter dem Namen GoBD (=Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) laufen. Die Daten der elektronischen Buchführung müssen dem Finanzamt bis zu 10 Jahren zur Verfügung stehen. Wenn Sie mehr zu diesem Thema wissen möchten, dann lesen Sie dieses kostenlose E-Book mit ausführlichen Details über ordnungsgemäß geführte elektronische Fahrtenbücher und mit relevanten Informationen zu den GoBD, leicht und verständlich erklärt.

Die Grundsätze gelten für ausnahmslos alle Angaben und fallen unter das Obligat der Wahrheit, Klarheit sowie durchlaufenden Aufzeichnung. Sie beinhalten folgende Auflagen, die auch beim elektronischen Fahrtenbuch eingehalten werden müssen:

  • Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechtheit
  • Unveränderbarkeit
  • Ordnung und Struktur

Das elektronische Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist die digitale Alternative zum handschriftlichen Fahrtenbuch. Es soll die getätigten Fahrten eines Firmenwagens protokollieren und funktioniert üblicherweise mit einem Stecker an der OBD-Schnittstelle im Auto. Die aufgezeichneten Fahrten werden dann in der Regel mit einer App synchronisiert. Dieses digitale Verfahren erleichtert die Fahrtenbuchführung immens, bringt eine enorme Zeitersparnis und sorgt zudem für genauere und zuverlässigere Angaben. Mittlerweile gibt es elektronische Fahrtenbücher mit integriertem GPS-System.

Das elektronische Fahrtenbuch sollte folgende Informationen automatisch dokumentieren:

  1. Fahrtbeginn
  2. Fahrtende
  3. Fahrzeit
  4. Gefahrene Kilometer
  5. Art der Fahrt:
    • Privat
    • Geschäftlich
    • Arbeitsweg bzw. Anfahrtsweg

Wie erkennt das Finanzamt das E-Fahrtenbuch an?

Das Bundesfinanzministerium erkennt das elektronische Fahrtenbuch dann an, wenn sich die gleichen relevanten Daten daraus ergeben, wie aus einem manuellen Fahrtenbuch. Unter der Bedingung, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen werden können, um die sog. Revisionssicherheit zu gewährleisten. Aus diesem Grund sind beispielsweise in Excel erstellte Fahrtenbücher für die Dokumentation nicht ordnungsgemäß und somit nicht zulässig. Das elektronische Fahrtenbuch wird für die Steuererklärung ganz einfach ausgedruckt und übermittelt.

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