Ist das ZUGFeRD Format für E-Rechnungen Pflicht?

Für Auftragnehmer auf Bundesebene sowie Behörden sind E-Rechnungen mit strukturierten Daten ab November 2020 Pflicht. Hierfür soll das sogenannte ZUGFeRD-Format zum Einsatz kommen. Das Format soll insbesondere die Vereinfachung der öffentlichen Verwaltung unterstützen, indem die E-Rechnung den Aufwand verringert, die Kontrolle verbessert und die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduziert.

Die Entwicklung von ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) gründet auf gesetzlichen Vorgaben, welche sich wiederum auf das Steuervereinfachungsgesetz zurückführen lassen. Darüber hinaus orientiert sich die E-Rechnung an der EU-Richtlinie EU/2014/55 sowie an der ERechV (E-Rechnungsverordnung). Bei dem Format handelt es sich um ein sogenanntes Hybridformat, welches Dokumente erstell, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden können. Hierfür kombiniert ZUGFeRD das PDF Format und das XML Format. Letzteres ist für die maschinelle Lesbarkeit verantwortlich. Das XML Format stellt zu diesem Zweck eine Struktur bereit, welche von Maschinen vollkommen automatisch ausgelesen werden kann. Um den Anforderungen des Gesetzgebers an die E-Rechnung in vollem Umfang gerecht zu werden, können Auftragnehmer von Behörden und Bund neben dem Format zwei weitere Systeme verwenden: Mit Hilfe des EDI-Formats können Absender und Empfänger eine Vereinbarung treffen. Insbesondere große Unternehmen können von diesem System profitieren. Des Weiteren wird eine X-Rechnung bereitgestellt. Bei der X-Rechnung handelt es sich um ein codiertes Rechnungsdokument, welches die Anforderung stellt, dass die Buchhaltungssystem des Absender und des Empfängers kompatibel miteinander sind.

In § 3 ERechV hat der Gesetzgeber definiert, welche Leistungen und Lieferungen nicht die Anforderungen an E-Rechnungen erfüllen müssen. So besteht demnach keine Pflicht für die elektronische Erstellung einer Rechnung, wenn ein Direktauftrag ein Volumen von weniger als 1.000 Euro aufweist.