Aufbewahrungsfristen 2026: 8 statt 10 Jahre – was Sie jetzt vernichten dürfen

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren – rückwirkend für alle Belege, deren alte Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Für Unternehmen bedeutet das weniger Archivierungsaufwand, aber auch eine Menge Detailfragen: Welche Unterlagen sind überhaupt betroffen, was gilt für Jahresabschlüsse, und was muss die eigene Abrechnungssoftware können, um diese Regel sauber umzusetzen? Wer die Details kennt, kann 2026 tatsächlich ganze Aktenordner ausmisten – wer sie übersieht, riskiert dagegen eine unzulässige Vernichtung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen.

Was sich durch das BEG IV geändert hat

Die Verkürzung betrifft ausdrücklich nur Buchungsbelege – dazu zählen Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen und ähnliche Unterlagen mit Buchungsfunktion. Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare und Handelsbücher bleiben weiterhin zehn Jahre aufbewahrungspflichtig, Handelsbriefe und sonstige Geschäftskorrespondenz weiterhin sechs Jahre. Wer diese Unterscheidung nicht kennt, riskiert eine unzulässige, verfrühte Vernichtung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen. Vor der Reform betrug die Frist für Buchungsbelege einheitlich zehn Jahre – die jetzige Verkürzung um zwei Jahre mag auf den ersten Blick klein wirken, macht sich aber gerade bei Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen spürbar in Archivfläche und Verwaltungsaufwand bemerkbar.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt dabei jeweils erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist oder das Dokument entstanden ist – ein Detail, das bei der genauen Berechnung des Vernichtungszeitpunkts leicht übersehen wird.

Ausnahme für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute

Nicht jede Branche profitiert von der Verkürzung dauerhaft: Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute galt 2025 zunächst eine neunjährige Übergangsfrist. Mit dem SchwarzArbMoDiG hat das Bundeskabinett am 6. August 2025 beschlossen, diese Branchen ab dem 1. Januar 2026 wieder zur zehnjährigen Aufbewahrung ihrer Buchungsbelege zu verpflichten. Wer in einer regulierten Finanzbranche tätig ist, sollte sich also nicht auf die allgemeine Acht-Jahres-Regel verlassen, ohne die eigene Branchenausnahme zu prüfen. Diese Rolle rückwärts innerhalb weniger Monate zeigt, wie dynamisch sich Detailregelungen rund um Aufbewahrungsfristen entwickeln können, selbst nachdem ein Gesetz bereits verabschiedet wurde.

Was das für die eigene Abrechnungssoftware bedeutet

Eine verkürzte gesetzliche Frist bedeutet nicht automatisch, dass Unterlagen in der eigenen Software einfach gelöscht werden dürfen. Die GoBD verlangen weiterhin eine nachvollziehbare, dokumentierte Löschung statt eines stillschweigenden Verschwindens von Belegen. Die Steuerberaterkammer hat dazu im März 2026 einen eigenen FAQ-Katalog zur GoBD-konformen Ablage, Aufbewahrung und Löschung von E-Rechnungen veröffentlicht – ein Hinweis darauf, dass gerade der Umgang mit strukturierten E-Rechnungsdaten in der Praxis noch Klärungsbedarf hat. Wer eine Abrechnungssoftware nutzt oder auswählt, sollte deshalb darauf achten, dass Löschvorgänge protokolliert und nachvollziehbar dokumentiert werden, statt Belege ohne Nachweis aus dem System zu entfernen. Besonders bei strukturierten E-Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder XRechnung ist das relevant, da die maschinenlesbaren Daten getrennt von der menschenlesbaren Ansicht vorliegen und beide Bestandteile korrekt archiviert und im Löschfall gemeinsam entfernt werden müssen.

Checkliste für die eigene Belegverwaltung

Bevor tatsächlich Unterlagen vernichtet werden, lohnt sich ein kurzer Check der folgenden fünf Punkte:

• 01Dokumentenarten sauber trennen – Buchungsbelege (8 Jahre) nicht mit Jahresabschlüssen oder Handelsbriefen (10 bzw. 6 Jahre) vermischen, auch nicht innerhalb desselben Archivordners.
• 02Laufende Außenprüfungen berücksichtigen – bei bereits angekündigter Prüfung keine betroffenen Unterlagen vernichten, auch wenn die Frist rechnerisch abgelaufen ist.
• 03Branchenausnahmen prüfen – Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute unterliegen weiterhin der Zehnjahresfrist.
• 04Löschprotokollierung sicherstellen – die eigene Software sollte Löschvorgänge GoBD-konform dokumentieren, nicht nur stillschweigend ausführen.
• 05Im Zweifel länger aufbewahren – bei konkurrierenden Regelungen, etwa im Steuerstrafrecht oder Fördermittelrecht, kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein, als es die reine Mindestfrist vorschreibt.

Fazit

Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ist eine der spürbarsten Bürokratieentlastungen der letzten Jahre – acht statt zehn Jahre bedeuten für viele Unternehmen konkret weniger Aktenordner und Archivkosten. Wichtig ist dabei, die Unterscheidung zwischen Buchungsbelegen, Jahresabschlüssen und Geschäftskorrespondenz nicht zu verwischen und laufende Außenprüfungen im Blick zu behalten, bevor Unterlagen tatsächlich vernichtet werden. Wer unsicher ist, ob eine bestimmte Unterlage bereits vernichtet werden darf, fährt im Zweifel sicherer mit einer Rückfrage bei der eigenen Steuerberatung als mit einer vorschnellen Entscheidung auf eigene Faust.

Häufige Fragen zu den Aufbewahrungsfristen 2026