Fakturia

Fakturia im Kurzprofil

Was ist Fakturia?

Wer Abonnements verkauft, kennt das Problem: Mit jedem neuen Kunden wächst die Zahl der wiederkehrenden Rechnungen, und klassische Rechnungsprogramme oder ERP-Systeme geraten schnell an ihre Grenzen. Fakturia setzt genau hier an. Die Software erkennt selbstständig, wann für einen Vertrag ein Rechnungslauf fällig ist, erstellt die Rechnung und versendet das PDF automatisch per E-Mail an den Kunden – ganz ohne manuelle Freigabe.

Dabei ist Fakturia nicht auf klassische Abos beschränkt. Alle Kundenverträge lassen sich erfassen, auch Beratungs- oder Dienstleistungsverträge ohne Abo-Charakter, inklusive Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist. Fakturia deckt damit den gesamten Order-to-Cash-Prozess ab: Bestellung, Vertrag, Rechnung, Zahlung, Mahnung und Buchung.

Hinter der Software steht die Luminea IT Services GmbH, die seit 2007 am Markt ist. Fakturia wurde ausschließlich in Deutschland von erfahrenen Software-Architekten entwickelt. Die Architektur und die Design-Pattern wurden von Hand erstellt, nach Angaben des Anbieters ohne den Einsatz von KI. Technisch basiert die Plattform auf Java und läuft in einem WildFly Application Server.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Vollautomatischer Rechnungsversand

Der Rechnungslauf arbeitet ohne manuellen Eingriff. Sobald eine Rechnung fällig ist, wird sie erzeugt und versendet. Wer Leistungen zunächst vorerfassen möchte, nutzt die Leistungserfassung: Eine Leistung ist die Vorstufe einer Rechnungsposition und wird beim nächsten Rechnungslauf automatisch berücksichtigt – optional mit frühestmöglichem Abrechnungszeitpunkt und angehängten Dokumenten wie einem Leistungsnachweis. Auf Wunsch fasst Fakturia mehrere Verträge eines Kunden zu einer Sammelrechnung zusammen.

Vertragsverwaltung und Kündigungsbutton

Die Verwaltung von Aboverträgen umfasst Laufzeiten, Kündigungsfristen und die komplette Kündigungsabwicklung. Der gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsbutton nach § 312k BGB lässt sich einfach per Link in die eigene Website einbauen. Upgrades und Downgrades von Tarifen sind taggenau möglich und werden proratiert abgerechnet.

Recurring Payment und Zahlungsabwicklung

Wiederkehrende Zahlungen laufen wahlweise über Payment-Provider wie Stripe, Adyen, Unzer und PayPal. Bei Nutzung eines Anbieters wird der Betrag sofort automatisch abgebucht. Alternativ reichen Unternehmen Lastschriften direkt über die Hausbank ein, was meist günstiger ist als der Weg über einen Bezahlanbieter.

Kontenabgleich und Rücklastschriften

Über den Anbieter finAPI ruft Fakturia Kontoumsätze ab und gleicht Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen ab. Fakturia erkennt Rücklastschriften automatisch, informiert den Kunden per Mail und berechnet eine frei definierbare Rücklastschriftgebühr. Zusätzlich lässt sich festlegen, was danach passiert: Der Kunde wird auf Überweisung umgestellt oder der Vertrag pausiert.

Automatisches Mahnwesen

Das mehrstufige Mahnwesen verschickt pro Mahnstufe eine E-Mail mit individuell anpassbarem Text und der offenen Rechnung als Anhang. Offene Forderungen werden so konsequent verfolgt, ohne dass jemand im Team Mahnungen von Hand schreiben muss.

Customer-Selfservice-Portal

Endkunden verwalten vieles selbst: Stammdaten ändern, Rechnungen einsehen und herunterladen, Verträge upgraden oder kündigen, Dokumente abrufen, das Kundenkonto mit Transaktionsverlauf prüfen, offene Rechnungen online bezahlen und neue Kreditkartendaten hinterlegen. Das entlastet den Support spürbar.

Bestellseiten ohne eigenen Webshop

Für jeden Tarif erzeugt Fakturia eine eigene Bestellseite, die sich per Link oder responsivem iFrame in die eigene Website einbinden lässt. Die Seite erkennt die Steuerregion des Bestellers (steuerpflichtig, Reverse Charge oder Drittland), zeigt die Gesamtsumme der ersten Rechnung, akzeptiert Gutscheincodes und bietet die Zahlarten an, die pro Bestellseite eingestellt wurden. Mit aktivierter automatischer Vertragserzeugung entsteht der Kundenvertrag in Echtzeit, und die erste Rechnung landet binnen Sekunden im Postfach. Wer mehr Kontrolle braucht, baut den Checkout über die API selbst.

Individuelle PDF-Layouts

Das Layout aller Dokumente – Rechnung, Korrekturrechnung, Gutschrift, Gutschriftskorrektur – lässt sich vollständig ans eigene Corporate Design anpassen, nicht nur per Briefpapier-Hintergrund. Fakturia nutzt dafür die Jasper-Reports-Engine; die Vorlagen können Kunden selbst bearbeiten oder gegen Aufpreis vom Fakturia-Team erstellen lassen.

Provisionsabrechnung für Vertriebspartner

Fakturia erstellt automatisch Abrechnungsgutschriften auf Basis der Umsätze, die einem Vertriebspartner zugeordnet sind, einschließlich Lifetime-Provisionen. Die Provision lässt sich auf Artikelebene festlegen, etwa 20 % nur auf einen bestimmten Artikel. Die Auszahlung erfolgt per SEPA-Sammelüberweisung direkt aus Fakturia.

Reports, Prognosen und Kennzahlen

Der Exportbereich liefert Kundenlisten, Vertragslisten, Neuverträge und Kündigungen, gebuchte Aboartikel, Rechnungen und Gutschriften sowie Kontobewegungen als CSV. Besonders interessant für Finance-Teams sind die Umsatzprognose (Cashflow) und die MRR/ARR-Auswertung inklusive Churn und Churn-Rate. Die Abrechnungsvorschau am Vertrag simuliert den nächsten Rechnungslauf. Alle Reports lassen sich sowohl über die Oberfläche als auch per API auslösen.

Abrechnungsmodelle und Preisgestaltung

Fakturia unterstützt Pauschalpreise (Flat Fee) pro Tag, Woche, Monat oder Jahr sowie Volumenpreise, bei denen der Stückpreis von der Abnahmemenge abhängt. Die Preisfindung ist flexibel gestaltet:

• Feste Preise am Artikel, auch mit künftigen Preisänderungen im Voraus erfasst
• Sonderpreise pro Kundenvertrag, die Vorrang vor dem Artikelpreis haben
• Rabatte je Vertrag, auch artikelabhängig und mit genauem Gültigkeitszeitraum
• Frei übergebener Nettopreis bei der Leistungserfassung per Oberfläche oder API

Wichtig zu wissen: Ohne Sonderpreise erben laufende Verträge Preisänderungen am Artikel automatisch. Wer Bestandskunden zum alten Preis halten möchte, hinterlegt Sonderpreise oder legt für die Preisanpassung einen neuen Artikel an.

Buchhaltung, E-Rechnung und Steuern

E-Rechnung: Fakturia erstellt E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung und unterstützt beides bereits seit 2019 – also lange vor der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Reverse-Charge-Rechnungen ins EU-Ausland werden ebenfalls unterstützt.

Internationale Abrechnung: Rechnungen an Unternehmen in Europa und weltweit werden korrekt versteuert, die Steuersätze sind frei pflegbar, und mehrere Steuersätze lassen sich auf einer Rechnung kombinieren. Innerhalb der EU gilt das Reverse-Charge-Verfahren; Fakturia prüft die USt-IdNr. der Kunden einmal pro Woche qualifiziert beim Bundeszentralamt für Steuern und meldet Abweichungen per E-Mail. Für Verkäufe an Privatkunden im EU-Ausland unterstützt Fakturia die Zielland-Besteuerung samt MOSS-Reports, und für Verkäufe an EU-Unternehmen erzeugt die Software den Report für die Zusammenfassende Meldung.

Integrationen und Schnittstellen

Die REST-API basiert auf dem OpenAPI-Standard, sodass sich Clients für verschiedene Programmiersprachen automatisiert erzeugen lassen. Sie bietet Zugriff auf Kunden, Verträge, Artikel und mehr. Über Webhooks informiert Fakturia Drittsysteme in Echtzeit über wichtige Ereignisse; zu Testzwecken kann der JSON-Payload auch per E-Mail zugestellt werden.

Wer ohne Programmierung integrieren möchte, nutzt die No-Code-Plattformen Zapier und Locoia und verbindet Fakturia so mit Tools wie HubSpot, Mailchimp und über 2.000 weiteren Anwendungen. Eine Besonderheit ist die direkte Anbindung an KI-Agenten: Über den offenen MCP-Server lässt sich Fakturia zum Beispiel mit Claude Code verbinden, etwa beim Vibe Coding. Die Rollen- und Rechteverwaltung ermöglicht zudem den kontrollierten Zugriff für Mitarbeiter und externe Akteure wie Steuerberater.

Datenschutz und Sicherheit

• Server stehen ausschließlich in Deutschland, im zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg
• Fakturia ist DSGVO-konform, ein AV-Vertrag wird abgeschlossen
• Der Login lässt sich per Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern
• Kein ausländischer Investor – der Betreiber befindet sich im Privatbesitz seiner Gesellschafter

Gerade für Unternehmen, die Wert auf digitale Souveränität legen, ist diese Kombination aus deutscher Entwicklung, deutschem Hosting und unabhängiger Eigentümerstruktur ein wichtiges Auswahlkriterium.

Tarife und Einstieg

Seit März 2026 gibt es die neue FLEX-Serie. Sie kommt ohne monatliche Grundgebühr aus, es wird rein umsatzbasiert abgerechnet. Die Tarife richten sich insbesondere an Startups, die auf ihr Budget achten müssen. Die bisherigen Tarife mit monatlicher Grundgebühr und Inklusivkontingenten für Verträge laufen als Business-Serie weiter, hinzu kommt der Enterprise-Tarif mit festem Monatspreis für höhere Vertragsvolumina. Ein Wechsel von FLEX in die Business-Serie ist erst nach 36 Monaten möglich.

Der Einstieg ist unkompliziert: Eine kostenfreie Sandbox gibt es unverbindlich und zeitlich unbegrenzt. Wer Unterstützung wünscht, bucht das Premium-Onboarding (einmalig 1.200 €): Das Fakturia-Team richtet die Sandbox-Umgebung gemeinsam mit dem Kunden ein und überträgt anschließend sämtliche Einstellungen in die Produktivumgebung. Offene Fragen klärt ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem Experten.

Für wen ist Fakturia geeignet?

• SaaS-Anbieter: Abrechnung von Softwarelizenzen und Tarifen
• Webhosting-Anbieter: Hosting-Pakete, Server und Domains
• Fitnessstudios: Mitgliedschaften
• Systemhäuser und IT-Dienstleister: Lizenz-Reselling und Service-Pauschalen; für sie ist zudem das Partnerprogramm interessant
• Verlage: digitale Abos und klassische Print-Abos
• Energieversorger: Ladestrom für E-Autos oder Dachpacht-Modelle für PV-Anlagen
• Maschinenbau: Equipment-as-a-Service, Wartungspauschalen
• Steuerberater und Rechtsanwälte: monatliche Service-Pauschalen
• Franchise-Anbieter: hybride Modelle aus fester Gebühr und variablen Anteilen

Wo Fakturia an Grenzen stößt

Häufige Fragen zu Fakturia

Nein. Die Sandbox ist kostenfrei, unverbindlich und zeitlich unbegrenzt nutzbar.

Ausschließlich auf Servern in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg. Ein AV-Vertrag wird abgeschlossen.

Ja, ZUGFeRD und XRechnung werden seit 2019 unterstützt, auch für Reverse-Charge-Rechnungen ins EU-Ausland.

Ja. Über den Buchungsdatenservice 2.0 werden Buchungssätze und Belegbilder direkt an DATEV übermittelt.

Ja, über die REST-API, Webhooks sowie Zapier und Locoia. Wer keinen Shop betreibt, nutzt die vorgefertigten Bestellseiten.

Stripe, Adyen, Unzer und PayPal. Lastschriften lassen sich alternativ direkt über die Hausbank einreichen.

Weitere Informationen finden Sie auf fakturia.de, im Wiki und im Changelog. Hinweis: Fakturia wird von der Luminea IT Services GmbH betrieben, die auch diese Seite verantwortet.